2020年2月28日 17:25

「そうだ、テレワークしよう」広報が思う大事な3箇条

新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大が懸念される中、神戸市では、学校などの臨時休校を求める国の要請を受け、2月28日午前中に臨時の記者会見が開かれました。久元喜造市長は会見で、3月3日~15日にかけて市立の幼稚園と小中学校、高校、高専、特別支援学校の全299校を臨時休校にすると発表、保育園や学童保育についても可能な限り家庭での保育を要請しました。
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それを受け、まだ全容は見えませんが、KDLでも来週からテレワーク(自宅勤務)制度を利用する社員が増えそうです。もともとテレワーク制度を導入しているKDL。テレワークをするのに必要な事はどんなことなのか?週2回程度テレワークを取得する広報室大野の働き方と意識についてご紹介します。

■テレワークとは

tere_01.jpgテレワークとは、情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指す言葉です。

※「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語だそうです。

KDLのようなIT企業では、必ずしも全員が毎日会社で就労する必要はありません。コミュニケーションの取り方、大切なファイルの扱い方、テレワークする日と出社する日の仕事の割り振り方さえしっかり管理できれば、すごく有り難い制度だと言えます。KDLでも多くの社員が日ごろからテレワーク制度を利用しています。

1,コミュニケーションの取り方

tere_02.jpg今部門のメンバーが何をしているか?同じ案件に従事するメンバーの進捗度合いは?など必要な事と共に、ちょっとした雑談ができるようなコミュニケーションツールが、広報のテレワークを支えていると言っても過言ではありません。

KDLでは「Microsoft Teams」「slack」「メール」「SNS」など様々なコミュニケーションツールを取り入れています。お客様によっても異なりますし、案件管理ツールなども重要な役割を果たします。

大切な情報を扱うことも多いので、セキュリティはかなり重視しており、端末を持ち帰る際の注意事項やVPN接続、テレワーク申請などはきっちり管理されています。

2,大切なファイルの扱い方

tere_03.jpg広報に限らず、大切なファイルを扱う機会はどなたにでもあると思います。顧客リストや提案書類、発表前のプレスリリースなど、取り扱い注意のデータは多く、やり取りや保存する場所、パスワード設定などすべてにおいて慎重さが必要です。情報漏えいなどに発展すれば取り返しのつかないことになります。

ですが、「会社貸与の個人端末にデータを置かない(共有フォルダの活用)」「パスワード設定の徹底」など、できる対策はたくさんあります。必要以上に怖がって制度の導入を拒むよりは、BCP対策の基礎を作るのだと思って「外から仕事をする」制度を活用してみてはいかがでしょうか。

3,テレワークする日と出社する日の仕事の割り振り方

tere_04.jpg私の経験から、テレワーク制度を利用しながら物事をスケジュール通りに進めるのに一番大事なことは、テレワークする日と、出社する日の仕事の割り振り、です。

広報と言う職業柄、社員にヒアリング・社員の写真撮影など「この日までにあの社員を捕まえないといけない」という事象によくぶつかります。スケジュール管理ツールとにらめっこし、事前連絡を入れ、どうにかして捕まえます!笑 反対に席で黙々と作業できることは、テレワークの日にまとめてやります。セミナーなど日を動かせないイベント等もありますが、KDLではテレワークの日を柔軟に変更できるので助かっています。

また、お客様や社員との会議もWEB上で行います。パソコンとネット環境があれば(最悪スマホでも)顔を見ながら話ができるツールは山ほどあります。文字だけのやり取りではなく、顔を合わせて温度感を伝えることは、どれだけ技術が進歩しても必要なのだなと実感しています。

■最後に

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テレワークを取り入れられない職業が一定数存在することはもちろん理解しています。ですが、導入率13.9%(総務省の平成29年通信利用動向調査)は低すぎるのではないかと感じています。

新型コロナウイルスで想定外の事態が次々と起こっていますが、ではもしもっと爆発的な感染拡大になったら?実際に南海トラフ地震が来たら?と考えると、今、働き方を見直す重要な機会なのかもしれません。「もしもの時」のために、制度があるなら使ってみる、制度が無い場合は提案してみる、など何かできることがあるのではないでしょうか。

執筆:大野 陽子

広報室

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