2020年7月31日 15:00

オンラインミーティングは提案やコンサルティングに向かない? 〜顧客とのオンラインミーティングを成功させる10のポイント〜

こんにちは。デジタルビジネス本部の中西です。
新型コロナウイルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言が解除されて1ヵ月以上が経ちますが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。

4月から全社テレワーク(在宅勤務)となっていたKDLでも、出社する社員が徐々に増えてきていますが、リモートワークでもあまり業務に支障が出ていない人が多いようで、この先もまだまだテレワークが大半を占めるのではないかと勝手に想像している今日この頃です。

全社テレワークが開始されてから、KDLではオンラインミーティングの機会が非常に増えました。その経験をもとに、今回は、オンラインミーティングを成功させる10のポイントをご紹介したいと思います。

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顧客とのオンラインミーティングを成功させる10のポイント

きっかけは、とある会議の中での「オンラインミーティングは目的の共有とか進捗確認とか、話すことがはっきりしている会議には向いているけど、目的がふわっとした提案やコンサルティングだと伝えるのが難しかったりするよね」という発言でした。

確かに発言者のお気持ちも理解できるのですが、TeamsやZoomなどを利用したオンラインミーティングは、本当に提案やコンサルティング業務には向かないのでしょうか?
いえいえ、そんなことは無いハズ!と思い、周りのメンバーにもヒアリングしながら、"相手に伝わるオンラインミーティング"のためのポイントをまとめました。

ポイント1:カメラをオンにする

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オンラインミーティングをすると、カメラにオフにしている方がいらっしゃいます。自宅にであれば、部屋の様子やご家族が映り込んでしまうなんて事情もわかります。プライバシー保護の観点からもカメラをオフにしたい気持ちもわかります。

ですが、提案内容と共に話者の表情を伝えることは、非常に有益です。"仕事ができる"方々はカメラをオンにして自分自身を映しているのではないでしょうか。

オンラインミーティングの場合、相手は話者だけを見ているわけではなく、あくまでも画面を通した映像として捉えていますので、一緒に映っている背景等で印象はずいぶん変わります。

例えば、カーテンの色や家具の雰囲気、清潔感があるかどうか、そういったことを意識して背景にまとめることで、より話者の人物の魅力が引き立ちます。ぜひ、ご自身の画面の中に何が映っているのかを確認してみてください。

とはいえ、部屋の模様替えは大変ですし、仕事スペースが限られていることもあります。そういった場合は、オンラインミーティングツールの、背景を自動的にぼかしたり、バーチャル背景を設定したりといったプライバシーを守る機能を是非活用してみてはいかがでしょうか?

KDL版バーチャル背景もあります。よろしければお使いください。

ポイント2:カメラ映りを良くする

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映りの良いカメラ、使っていますか?相手に表情を伝えるには自身をきれいに映したいところです。なんかボケた感じだったり、映像が暗かったりすると相手の印象はどうでしょう?

うまく表情を伝えるために、ライティングなどを工夫するのも得策です。
パソコンに付属のカメラより、手元のスマートフォンのカメラの方が写りが良いなんて場合もありますので、スマートフォンをスタンドにセットしてカメラを利用し、画面共有はパソコンで行うという二刀流の使い方もアリかもしれませんね。
映像の画質が劇的に向上すると、話者の空気感も伝わりやすくなりますので、是非こだわって欲しい点です。

ポイント3:美肌とか、身だしなみも考える

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日々のオンラインミーティングに慣れてくると、身だしなみも緩みがちだったりしますよね。

カメラ越しの相手には自分の映像がどどーんと大きく表示されている事を考えると、オンラインとはいえ、身だしなみにも注意したいところです。清潔感があったり、どこか親近感が沸くような工夫があると、相手も話を聞きやすくなりますので意識して欲しい点です。

また、オンラインミーティングツールには美肌機能がついているものもあります。オンにするといい感じに肌を明るくきれいに見せてくれるので、男女問わず是非使ってみてください。

ポイント4:パソコン内蔵マイクを使わない

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ルールとして、大切なものがもう一つあります。パソコン内蔵のマイクを使ってミーティングに参加していませんか?

使っている方は今すぐやめて外付けマイクを検討してください。パソコン内蔵のマイクは、大抵の場合、キーボードの打鍵音やマウスなどのクリック音を拾いますので、相手にノイズとして伝わってしまい、肝心な話者の声が伝わりにくくなります。マイクにこだわると、話者の声をしっかり相手に届けてくれますし、大きな声で話さなくとも会話を拾ってくれます。

また話すときは、マイクの位置も重要です。マイクに口を近づけすぎると、発話の際に発生するポップノイズ(マイクに息がかかると鳴るボフッて音)が発生しやすくなります。

ワイヤレスヘッドセットも便利ですが、大切な会議中にバッテリーが切れることのないように、ワイヤレスの場合はバッテリーマネジメントが必須です!

オンラインミーティングは、通常の会議よりも集中して話者の会話に耳を傾ける必要がありますので、聞きづらさは相手に大きなストレスを与えます。できる限り相手のストレスを減らし、本来伝えたい事をスムーズに伝えるために、マイクの種類や位置は非常に大切です。一度誰かに練習台になってもらい、自分の環境を確認しみる事をオススメします。

ポイント5:表情を豊かに、声のトーンをあげる

ずっと後ろを向いていたり横を向いていたりして、カメラを見ずに喋るのは、基本NGと考えてください。何かを伝えようとして参加しているのですから当たり前ですよね。

オンラインミーティングでは資料の共有中などは、小さな画面に自分の顔が映し出されるなんて事もしばしばあります。その小さな画面から相手に伝えるためには、自分の表情を意識して、豊かに変化させてみてください。

なんなら、ツールによっては小さな画面すらなく、自分の顔は相手には見えなくなります。そんなときは、電話での会話を思い出してください。電話で話すときは、声のトーンが少しあがる方が多いですよね。オンラインミーティングでも同じように、意識して声のトーンをあげ、ハキハキとリズミカルに話す事が非常に大切です。

ポイント6:少しテンション高めの方が伝わる

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みなさんYoutubeは見ていますか?是非、有名Youtuberの初期の動画と最近の動画を見比べてみてください。

初期の動画は、最初から最後までテンションが低く、テンポも悪い人が多いです。視聴していてもあまり内容が入ってきません。最近の動画と比較すると、まったく異なる印象を受けることでしょう。

少しテンション高めの方が、会話のテンポがリズミカルになる傾向があり、明るい印象として相手に伝わります。オンラインミーティングでは、少しキャラを作ってみた方が相手に伝わる幅が広がりますので、是非意識して試してみてください。

ポイント7:相手と離れている感を出さない

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これまでオンラインミーティングやチャットなどのツールを取り入れていなかった企業が、今回の新型コロナをきっかけに取り入れたことで、オンラインミーティングでの連絡や打ち合わせのアポイントを取りやすい状況になってきたと感じています。

この状況はチャンスなんです!先方がオンラインでのコミュニケーションにまだ慣れていない中、こちらが自信たっぷりにリードできれば、「さすがだな」と感じていただくことができ、提案内容も伝えやすくなるはずです。

これまでは当たり前だったオフラインでの距離感が、突然オンラインになることで、全く違うものに感じてしまいがちです。その差を逆手に取り、相手に離れていると感じさせないよう、うまく進めてみてください。

ポイント8:姿勢を良くする

オンラインミーティングでPCに向かっていると、画面上の相手の会話に集中するあまりに自然と猫背になってしまいませんか?

姿勢が悪いと相手に与える印象も悪くなりますし、なにより発声がこもりがちになりボソボソとした声になってしまいます。背筋を伸ばして、ハキハキと会話する習慣を身につけてください。

聞き手側のストレスが軽減され、ミーティングの内容が明るくなること間違い無しです。

ポイント9:大きくうなずく

これは聞き手側の態度です。オンラインミーティングだと会話が一方通行になりがちですので、話者の話が伝わっているということを、聞き手側が話者に伝えてあげる工夫も必要です。

声に出して「うんうん」と相づちを入れるのも良いですが、話者以外はマイクをオフにしているような状況もしばしばあります。そんなときは、オーバーリアクション気味に大きくうなずくだけでも、話者は自分の話が相手にちゃんと伝わっていると感じますし、聞き手側も話を聞いているという意思表示になります。

いいですか、例え小さな画面になっていても、話者は聞き手の表情をみている事を忘れてはいけません。小さな画面内でも伝わるように、大きくうなずく事を意識して会議に参加してみてください。

ポイント10:オンラインを意識する

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提案内容や気持ちを伝えるために一番重要なのは、話者の話し方です。ハキハキと聞き取りやすい声で話すことももちろん大切ですが、さらに大切なことは「オンラインミーティングに参加している人に話しかける喋り方」を意識して話すことだと考えています。

話し方が一方通行になってしまうと、テレビを見ているような"ながらミーティング"になってしまいがちです。オンラインでの会話だということを強く意識し、話し方を工夫することで、より参加者を引き込む必要があります。

さいごに

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社内でヒアリングしてみると、それぞれの社員が日々のオンラインミーティングの中で、試行錯誤をしながら業務にあたっていました。
ご紹介した以外にも様々な創意工夫がありましたが、全てはご紹介しきれないので、今回は誰でもすぐに実践できる10項目にポイントを絞ってみました。

これらを実践するだけで、格段にオンラインミーティングに差を付けることができると思います。皆さんも一度試していただき、是非大切なプレゼンや商談のオンラインミーティングに活用してください。

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