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Excelでの案件管理に疲れた ―多くの企業が直面している現実と、その改善方法―
多くの企業で続けられてきたExcelでの案件管理。
しかし、案件数や関係者が増えるにつれて更新・確認が担当者に依存し、最新情報を把握するには人に聞き回る必要がある運用になりがちです。本記事では、Excel管理で起こりやすい“詰まり”の正体を整理し、人が頑張らなくても回る案件管理へ切り替えるための改善の考え方と進め方を解説します。
目次
1. 多くの企業が直面している案件管理の現実
2. 人が頑張らなくても回る案件管理へ
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1. 多くの企業が直面している案件管理の現実
こんな案件管理にお心当たりはありませんか？
営業案件や進行中の案件をExcelで管理し、共有フォルダやTeamsに置いて各案件担当者が更新する――このような管理方法は多くの企業で見られます。
Excelは分かりやすく導入しやすいため、案件管理の方法として広く使われています。
一方、実際の運用では、上長や関係部署などの関係者が案件の状況を把握しようとするたびに各案件の担当者へ、「最新情報ですか？」「この案件、どこまですすんでいますか？」と問い合わせるシーンも珍しくありません。最初は上手く回っていても、案件や関係者が増えるほど、回答や更新にかかる担当者の負担は膨らみます。
「管理しているはずなのに、案件の最新状況がすぐに掴めない」
これはExcel管理でよく見られる”詰まり”の一例です（図参照）。
Excelそのものが悪いのではなく、更新・共有の仕組みが追いつかず、結果として人に聞く運用に寄ってしまう点に原因があります。
次章では、この状態を打開するための考え方を整理します。
2. 人が頑張らなくても回る案件管理へ
どんな仕組みを作ればいいのか
Excel管理では、案件や関係者が増えるにつれて更新や確認が人に依存しやすくなります。特定の担当者だけでなく、関係者誰もが使いやすい、運用していける仕組みにしていく必要があります。
改善の仕組みを作るうえで重要なポイントは、以下の2つです。
- 現場の業務に合わせて柔軟に変えられ、あとから修正しやすいこと
- IT部門だけでなく現場のメンバーも改善に参加できること
最初から完璧を目指すのではなく、「作って試す」を繰り返しながら育てられる基盤が向いています。こうした開発サイクルを実現しやすい点で、kintoneに代表されるローコード／ノーコードツールは有効な選択肢として挙げられます。
仕組みを変えると管理はどう変わる
KDLがご支援した企業の事例では、案件管理の仕組みをkintoneで構築したことで、情報が一つの場所に集約され、進捗や担当状況を一覧で確認できるようになりました。進捗が止まれば自動通知で気づくこともできるため、「状況を聞いて回る」「催促する」といった手作業が大きく減少しました。
こうした仕組みづくりにより、運用は“状況を探す作業”から“判断し前に進める管理”へと変わり、日々の業務がスムーズになりました。
ツールを導入すれば解決するわけではない
ここで注意したいのは、ツール導入＝解決ではないという点です。
Excelの運用をそのまま別のツールに移す、改善したいことが曖昧なまま進める――この状態では、単に置き場が変わっただけで本質的な課題は残ります。
その結果、入力項目が増えて更新されなくなったり、形だけの管理（一応埋めるだけ）になったりして、結局Excelに戻ってしまうケースも少なくありません。
まとめ
- Excel案件管理は、規模やフェーズの変化で “人に聞く運用” に寄りやすい。
- ツール導入＝解決ではない。先に業務整理と設計を行い、「何を、どう管理するか」を明確化する。
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