2019年7月11日 13:00

社内勉強会が組織を変える!メリットや運営のポイントなどノウハウをご紹介

KDLでは、社内勉強会の運営チームを中心に、月に2回の頻度で定期的に勉強会を開催しています。もともとは一部門の勉強会だったものが、この春全社展開されました。社員それぞれが持つノウハウを資産として共有し、スキルや知識のボトムアップに貢献するだけではなく、コミュニケーションの活発化や広報の情報発信にも効果が出ています。

今回のブログでは、勉強会の運営チームに運営の流れや使っているツール、コツなどのノウハウを聞いてみました。

運営チームのメンバーは、デジタルビジネス本部の西村さん、中戸くん、石田くん。みんな現場のエンジニアで、通常の案件もこなす傍ら勉強会を運営しています。

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<左から、西村さん、石田君、中戸君>

勉強会の発足の経緯

もともとは、業務外に有志が自主的に開催している勉強会が乱立していたそうです。そこでデジタルビジネス本部のあるマネージャーが「技術の共有やコミュニケーション活性化のために業務活動としてやりたい」ということで、定期的に業務として開催するように社内承認を得たのだとか。そこで、勉強会運営チームが発足しました。

勉強会の内容

開催頻度は月2回。第2火曜日と第4金曜日の17:00~19:00に開催しています。曜日を変えたのは、特定の曜日が参加できない、という社員もいるためだとか。1枠30分で、最大4名が登壇します。

内容は、新しい技術や開発ツールの紹介、案件の内容や業界の最新動向、イベント報告に至るまで様々。社内のサイボウズにスケジュールが登録され、参加したい人はスケジュールに参加登録するだけ。興味のあるものだけ見ても、全部見てもOK。

dbizstudy001.png<勉強会の様子>

登壇中に質問が出てきた場合は、掲示板のような質問収集サービスを使って参加者が質問を書き込み、発表後にピックアップして登壇者が回答します。参加後には、登壇内容や運営に対する意見や要望などをWebアンケートに回答します。

開催した内容はビデオ撮影されて、あとで社員が誰でも閲覧できるようになっています。時短勤務や常駐の方は助かりますよね。

運営全体の流れ

準備から開催までの運営の流れを聞いてみました。

事前準備

登壇者の募集

4枠中、3枠以上埋まれば開催。当初は登壇者の募集を告知したり、運営チームのメンバーが興味のあることを中心にテーマを決めて登壇依頼をしていたそうですが、最近は「登壇したいです!」と自分から申し出てくれる方が増えてきたそうです。

質問収集アプリ(sli.do)の準備、アンケートの作成

アンケートフォームを作成します。アンケートはサイボウズ社のForm Bridgeを使って、Kintoneアプリに入るようにしています。質問収集アプリ(sli.do)で、イベントコードを発行しておきます。

勉強会告知メール

開催日1週間前に、サイボウズにスケジュール登録して全社にメールします。登壇テーマのタイトルを入れないと参加者が集まらなかった経験から、今はメール配信までに登壇者にはタイトルを決定してもらっているそうです。

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<開催日のサイボウズの例>

サイボウズに掲載

開催3日前になると、全社で利用しているサイボウズのトップページに、開催タイトルとスケジュールへのリンクを掲載します。

最後のリマインドメール

開催前日に、参加者のリマインド兼ねて全社にメールします。飛び入りもOKなので、急遽参加できるようになった、という場合も参加しやすいですね。

当日

会場準備

会場はKDLのセミナールーム。36席ありますが、定員をオーバーすることもあるので別の会議室から椅子を追加することも。ビデオを設置してホワイトボードにsli.doのイベントコードを書き、必要に応じて会場レイアウトを変更します。

dbizstudy005.png<準備の様子>

開催中

ビデオ撮影と司会、タイムキーパーに役割分担して進めます。全枠が終了したら会場を速やかに片づけます。

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<タイムキーパーが利用している鐘。(横にマウスがあるのはご愛敬)>

開催後

ビデオのアップロード

ビデオのファイルを取り出して、全社でアカウントを持つMicrosoft OfficeのMicrosoft Streamにアップロードします。

dbizstudy009.png<社内アカウントのMicrosoft Streamにアップされた動画>

アンケートの集計と登壇者へのフィードバック

運営チーム全員でアンケートをミーティング時間を設け、アンケートの確認や反省会を開催しているそうです。このときに、運営への要望も確認して必要に応じて運営方法のアップデートを検討しているとのこと。また、登壇者にはアンケート結果をフィードバックしているそうです。Kintoneアプリに入ったアンケート結果を、登壇者が登壇したものだけ閲覧できるように権限設定しているそうです。

運営してよかったこと

コミュニケーションが増えた

運営をしだしてから、勉強会について声をかけられたりすることが増えたそうです。一番多いのは「勉強会が思ったよりちゃんとしてた」という声だそうで。どういう意味やねん笑。また、部門を超えて、これまであまり話したことのなかった登壇者とのやりとりやフィードバックをするうちに、話すようになったり、コミュニケーションの範囲が広くなっているそう。

コミュニケーションは運営チームだけにとどまりません。勉強会で登壇者が自身の技術範囲や得意分野を発表したことで、部門を超えて相談が来たり、一緒に提案活動をするなど業務にも相乗効果が表れています。

スキルアップにつながっている

広くいろんなテーマで開催しているため、参加者のノウハウ共有や視野の広がりにつながっています。また、人前で話す練習としてもよい機会だと思います。運営チームも、司会をしたり登壇したりするうちに人まで話すことに慣れてきたとのこと。

「僕最初の登壇は、ホントひどかったですよ笑」と石田君。セキュア開発推進チームに属して、セキュア開発に関する登壇を何度もしています。今の登壇の姿からは「ひどかった感」は全然ありません。

また、発表のスライドも、様々な人の作り方や表現が勉強になります。

勉強会運営のポイント

普段の業務の中で目に入るようにする

告知や参加登録などの際に、できるだけ普段からみんなが使っているツールを使って自然と目に入るようにすることを意識しているそうです。例えば告知に新しいページを作ったり、専用のチャンネルなどを作ったりも考えたそうですが、普段見る習慣がなければ気づかれません。普段から使っているカレンダー機能や多くの人がアクセスするページで告知をすることで、認知度が上がっていきます。確かに、自分の気になるキーワードが目に入れば参加してみようという気持ちになりますよね。

会社がバックアップする

「勉強会への参加を業務として認めてもらえていることが大きいです。」と西村さん。業務として認められていれば堂々と参加できるし優先度も上がります。また、運営の手間は大きいですが、業務として認められているので、時間を確保して運営できることも助かっているそうです。

新しいことにチャレンジする

「運営に関わる作業をルーティーン化すると効率的に回すことができますが、作業になった瞬間に運営の優先度が下がって小さくなってしまう気がします。だから、運営としても新しいことにチャレンジしていかないといけないと思っています。」という中戸さんの話も印象的でした。

例えば、もともとは登壇への質問は手を挙げてもらっていましたが、挙がりにくかったので匿名でも気軽に質問できるsli.doを取り入れるなど、運営方法は日を追うごとにアップデートされています。また、7月には一人5分で十数名が登壇する「夏のLT祭り」を企画。参加者もかなり多く、盛り上がっていました。

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<夏のLT祭の様子>

取材後記

今回は、「勉強会を継続するってめちゃくちゃ大変ですよね?どうやってるんですか?」という何気ない質問から、ちょろちょろ話を聞くうちに、これは記事にしたい!という気持ちが湧いて、取材させていただきました。軌道に乗るまでは、運営のノウハウもなく参加者を集めるのも大変だったそうです。いやー、そりゃそうでしょう!運営チームの様々な工夫と周囲への働きかけによって、周囲の意識を変えている流れも感じました。

すごいと思ったのは、運営を通じて、この勉強会に社内の情報が集まっていることです。それぞれの案件が何をしているのか、どの部門にどんな技術・ノウハウがあるのかは、なかなか部門を超えて見えにくいものですが、この勉強会が橋渡しに大きな一役を担っています。最近は広報もこの勉強会からネタをもらって、社外発信につながったりもしています。

また、アンケートからは社内の「知りたい!」ニーズも溜まっているそうで、それを次回以降の勉強会に反映していくことで、社内の情報への欲求とそれを満たす環境を実現してるのも素晴らしいですね。

これからの盛り上がりにも期待しています!

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