2020年9月30日 11:40

コロナ禍の社内コミュニケーションを育てる!オンライン社内勉強会のススメ

コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が推進され、従来当たり前だった、顔を合わせて何気ない会話をするなどの自然な社内コミュニケーションがずいぶん減ったという企業様も多いのではないでしょうか。

そんな中、KDLでは社内勉強会がオンラインに切り替わり、これまで以上にコミュニケーションの場として大きな役割を担うようになったと感じています。

今回は、勉強会運営チームにオンライン勉強会の運営のノウハウやコツ、オフラインとの違いで感じていることなどを聞いてみました。

勉強会運営チームは、西村さん、中戸さん、石田さん、立花さん、岡藤さんの5人体制。みんな、お客様の案件を担当する傍ら、協力して運営しています。

今回はカスタマーサクセスの松丸から、チームのみなさんにオンラインでインタビューしました。

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勉強会運営チームへのインタビューの様子

開催の流れ

勉強会開催の流れは、オフラインで実施していたときと大体同じだそうなので、詳しく知りたい方はそちらをどうぞ。ここではざっくりご紹介します。

事前準備

  1. 日程を決める
  2. テーマを決めて登壇者に登壇を依頼し、スケジュール登録する
  3. 1週間ほど前に全社のチャットで日程、タイトル、概要を告知して参加者を募る
  4. 近くなるとZoomの会場を準備して、全社チャットにリマインド

勉強会の内容は毎回チームでMTGをしてテーマを決め、登壇者に依頼しているそうですが、最近はマネジャーから「こんな案件をしているのでこのテーマでやってほしい」という依頼が来ることもあるそう。また、この春はオンラインでの実施となった新人研修の、最終発表の場として枠を提供したそうです。最近ではオンラインによるパネルディスカッション形式、座談会形式にもチャレンジするなどアップデートされています。

開催当日

  1. 司会進行用のスライドを準備して開場
  2. 司会進行(最初の挨拶、時間管理など)

オフラインでは物理的な会場の準備が必要でしたが、今はオンラインなので時間の少し前にZoomを開場して参加を待ちます。

開催後

  1. 録画した動画を全社に共有
  2. 開催時の参加者のコメントを公開

オフラインの際には、質問サービスを利用したり参加者にアンケートを実施していたそうですが、今はZoomのコメント欄に質問や感想を記載していただくようにしているそうです。

オンライン勉強会のメリットは?

オフラインの勉強会からオンラインに切り替えて、感じているメリットについて勉強会運営チームに聞いてみました。

運営でやらなくてはならないことが減った

立花

全体的に、やることは減りましたね。

オフラインでは毎回ビデオカメラを会場に設置して録画していましたが、オンラインはZoomの録画機能が使えます。録画したデータをビデオから取り出して変換する作業もなくなりました。セミナー会場への移動も、設営の必要もなくなったのが楽になったとのこと。

流し聞きできる気軽さ

岡藤

どうしても忙しい場合に、セミナーを流しながら作業できるのは個人的にうれしいです。

運営チームも案件の傍らに準備しているので、運営が少しでも楽になるのは助かりますね。参加者にとっても、「参加したいけど忙しい・・」というときでも、気になる勉強会は参加登録しておいて、ポイントだけ聞く、などができるようになり、参加のハードルが下がったと思います。

人数制限が不要で参加者が増えた

立花

箱の大きさとか定員を考えなくていいのも助かりますよね。

これまではセミナールームに入りきるように定員を30人程度にしたり、参加者が多い時はテーブルを片付けて椅子だけにするなどしていました。オンラインになって人数制限なく何人でも参加できるのは運営側にも参加者側にも大きなメリットです。参加者の数も以前と比較して増えているそうで、多いときは80人を超えることも。

参加者の顔ぶれも多様化したということです。移動や定員、流し聞きなど参加のハードルが下がったことに加え、こどものお迎えなど、物理ネックで参加できなかった人もテレワークなどで参加できるようになったのが要因ではないでしょうか。

登壇のスライドやストーリーの質が上がった

中戸

登壇者のスライドや話のストーリーについて、これまで以上に練り上げてから登壇してくれていると感じます。

Zoomのウェビナーモードでは、発表者が参加者の顔を見て話すことができません。反応を見ながら話したり会話したりができないため、登壇のスライドや話の流れ、自分の声だけでどこまでわかりやすく伝えられるかを、オフラインのとき以上に練ってくれていると感じるそうです。

これには、なるほどと思いました。反応を見られない分、話の流れの作り方や盛り上がりを自分の勘所に頼らなくてはなりません。登壇する側も、オンラインならではの別の工夫が必要になるのです。

オンライン勉強会の運営で工夫していること

チャットでこまめに開催連絡する

オンラインになってから開催の連絡はメールではなくチャットのみにされたそうです。

西村

メールだと何度も送るのは気が引けるけど、チャットだと続報や追加情報もスレッドに記載できるのでこまめに連絡しやすいですね。

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チャットによる告知

確かに、メールだと埋もれてしまったり、タイトルだけ見て読まないこともあったりしますが、チャットで未読がついているとちょっとした時間に確認したりするものです。

登壇前や間をつなぐ

立花

参加者がある程度集まるまでとか、登壇と登壇の合間とか、シーンとならないようにできるだけ司会がしゃべるようにしています。

参加者同士が同じ場所にいるわけではないので雑談もなく、黙って待っているとシーンとしてしまうそう。始まるまでちょっとでも気分が盛り上がるように話しているそうです。細やかな気づかいですね。

岡藤

でもこのあいだの座談会のときのファシリテートは難しいと思いました。基本的にそのテーマに詳しくないといけないですし、盛り上げるための振り方とかスキルがいりますよね。

西村

そうそう、どうしよう~ってなってたら参加者として参加していた上司が話題振ってくださったんで愛を感じました。

やさしい・・そんな裏話があったとは(笑)。

ネットワークへの気遣い

石田

重くならないようにVPNを切ってもらうのも、工夫です。

ネットが遅いとオンライン勉強会は台無しです。このような細かい注意事項も、毎回説明しているそうです。ちなみに、映し出す司会進行用のスライドも、季節感を出すなど工夫しているそう。

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運営チームでスライドのデザインコンペをしたりしているというのは笑ってしまいました。なんでも楽しんでやるのも素敵(笑)。

コメントを促す

インタビューではコメント欄の話でも盛り上がりました。

西村

コメントがたくさん入っていると盛り上がってる感じがしますよね。

立花

『88888888888888』とかめっちゃ入ってたりしてねw

中戸

新入社員研修の発表会とか、大人数が参加してコメント欄でもすごく盛り上がってて、心に残ってますね。

コメントは、勉強会後にチャットで共有されています。勉強会のあとでアップロードする動画も、コメントと一緒に見るとすごく空気が伝わるのでオススメだそうです。

これは私が感じていることですが、運営チームが参加者がコメントしやすいように緩めのコメントを率先して入れてくださっていると思います。人によってはこんなことコメントしていいのかな?とハードルを感じる方もおられると思うのですが、緩いコメントが入っていると「あ、そういうコメントでもいいのね」と思ってコメントしやすくなるのでは。

登壇者への気遣い

登壇者から、参加者の顔が見えないので暗闇に話しているようで不安という声があったそうで、運営チームだけでもパネリストモードで顔を映して、顔が見られるようにしているとのことでした。また、前述のコメント欄は登壇者にも見えるので、登壇する方も顔が見えない分コメントが入っていると安心できると思います。

オンライン勉強会の活用

2年ほど前から実施している社内勉強会ですが、様々なことに活用されるようになりました。

なんとこの春には、「新入社員研修で勉強会の動画を使いたいので、新入社員が見ておくべき勉強会をピックアップしてほしい」と頼まれ、動画をピックアップしたそうです。人事でも前例のないオンラインによる新人研修で手探りの中、社内勉強会の動画を教材として利用できたのは助かったのではないでしょうか。

また、コロナ禍でお客様向けのセミナーができなくなり、ウェビナーを開催するにあたって運営の方法を社内で相談されたりもするとのこと。

コロナ禍におけるオンライン勉強会の効果

私個人的には、コロナ禍の現況において、社内勉強会はこれまで以上に貴重な時間になっていると感じています。

テレワークによって働き方におけるメリットを享受した方も多い一方で、コミュニケーションに課題が生じている企業も少なくないと聞きます。企業が社員のコミュニケーションの場を「意図的に」作る必要性が出てきている今、これまで続けてきた社内勉強会の延長線に、解決の可能性を感じずにいられません。

登壇だけではなく、対談や座談会などの相互コミュニケーションにチャレンジするなど、勉強会チームがコミュニケーション活性化に向き合っていることも素晴らしいと思います。

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座談会の様子

KDLの皆さん、ぜひ興味のあるテーマの勉強会には積極的に参加して、積極的にコメントしていきましょう!ぜひ登壇にも挑戦してみてください。新しく入社された方も、社内で顔を覚えてもらったり知り合いを増やすチャンスかも。

これからも楽しみにしています!

勉強会運営のノウハウやポイントはこちらもどうぞ。

◎社内勉強会が組織を変える!メリットや運営のポイントなどノウハウをご紹介

松丸

筆者:松丸恵子

カスタマーサクセス

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