【導入事例】kintoneで営業案件管理を効率化！業務改善の具体例を紹介

神戸デジタル・ラボでは、営業や案件の管理、契約書管理、採用管理などの多様な業務にkintoneを活用しており、そのノウハウを基に、kintoneアプリのカスタマイズサービスを提供しています。

今回は、Excelでの営業情報の管理に限界を感じてご相談いただいたA社様に、kintoneを活用した業務改善をご提案。問い合わせから案件と商談履歴、見積もり作成までを連携して管理するkintoneアプリを開発し、業務の効率化を実現しました。

ご相談の背景

Excelによる案件管理が大きな負担に

A社様ではExcelを使って商談や見積もりを管理していましたが、次のような課題がありました。

手動入力が多く、入力ミスやデータの重複が発生しやすい
複数の担当者が同時に編集するため、データの整合性を担保しにくい
顧客情報や商品情報が複数のExcelに分かれており、転記やメンテナンスが大変

つまり、複数の担当者が利用するデータをExcelで管理・更新していることで、転記の手間やデータの正確性の確認、修正作業という大きなロスを生み出していました。

そこで私たちから、kintoneを活用した営業部門の業務効率化をご提案。お客様の声をもとに、問い合わせ受付や案件の管理、見積もり作成などの各業務のプロセスをわかりやすく管理できる最適なアプリの構成を考案しました。

解決策：6つのkintoneアプリを提案・開発

次のような構成でkintoneアプリを開発しました。

1．問い合わせ管理アプリ

電話やWebフォームで受け付けたお客様からのお問い合わせを一元管理するアプリです。
問い合わせ内容を登録後、社内で担当者を割り振ります。

「対応状況」欄は選択式にしています。“対応前”の状態が長く続くと対応担当者に通知が届き、入力漏れを防ぎます。

「顧客マスタ」アプリや「案件管理」アプリへの登録もボタンひとつで内容を引き継ぐことができます。転記の手間がなく、次のプロセスへの移行もスムーズです。

2．案件管理アプリ

問い合わせ管理アプリの次のプロセスで、案件やプロジェクトを一元管理するアプリです。
問い合わせ情報、見積もり情報、商談情報が関連レコード機能でリンクされているため、必要な情報にすぐにたどり着くことができます。

こちらも、上部の「商談履歴を作成」「見積もり作成」ボタンから、次のプロセスのアプリに内容を引き継いで登録できます。

登録した商談履歴や見積もりの履歴は、案件管理アプリに関連レコードとして自動で表示されます。商談の経緯と次のアクションが一覧化されるため、経緯を把握しやすいのもメリットです。

3．商談履歴アプリ

案件に紐づく商談報告を登録するアプリです。案件管理アプリの「商談履歴を作成」ボタンからの登録、新しくレコードを作成して登録のどちらも可能です。商談で発生したタスクも登録できるようにしています。前回の商談内容を確認しやすく、次回の商談準備がスムーズになります。

4．見積もり作成アプリ

見積書の作成に必要なデータを登録・管理するアプリです。商談で見積もりを依頼された場合に、案件管理アプリの「見積もり作成」ボタンから顧客情報や案件名を引き継いでレコードを作成し、商品を入力して見積書を作成する想定です。
商品マスタのアプリと連携することで、商品名や単価などの商品情報を自動で取り込み、見積もり作成を効率化できます。

5．顧客マスタアプリ

お客様情報を一元管理するアプリです。
案件管理アプリや商談履歴アプリと連携することで、顧客に関する情報を簡単に参照できます。

顧客軸で案件を一覧できるため、顧客と自社との取引状況がひと目でわかります。

6．商品マスタアプリ

商品情報を管理するアプリです。
商品名や価格を一括で管理するため、メンテナンスも簡単で、入力ミスを防ぎながら作業スピードを向上させます。

導入後の変化

kintoneアプリに移行したことで、案件ごとの商談状況がわかりやすくなり、見積もり対応などのスピードも大幅に向上しました。

例えば、以前は案件ごとの進捗を確認する際に複数の資料を見比べる必要がありましたが、kintone導入後は一つのアプリで商談の最新状況を確認できるようになりました。誰が何を対応中なのかがすぐにわかるため、次のアクションへ移りやすくなり、日々の業務がよりスムーズに進むようになりました。

また、商談管理が整理され、チーム内の情報共有がスムーズに。フォロー漏れも減り、見積もり作成業務もシンプルになりました。今後のデータを基にした営業管理も見据えてkintoneアプリを活用いただいています。

まとめ

オペレーションを変えるのが不安、現場が対応できるか心配、という方も多いかもしれません。しかし、kintoneのカスタマイズ性の高さを活かすことで、お客様の現場に合ったアプリ開発が可能です。私たちは、現場の声をヒアリングしながら、「本当に使いやすいアプリ」を開発する支援を行っています。現場の利用者のお話を第一に伺いながら、サポートします。

今回は、kintoneで営業案件の業務効率化を実現した導入事例をご紹介しましたが、神戸デジタル・ラボでは他にも電子申請や情報管理の一元化を実現するkintoneアプリの制作やテンプレートのカスタマイズを承っています。お気軽にご相談ください。また、今回ご紹介したkintoneアプリのテンプレートを無料でお試しいただけるデモ環境をご用意しています。レコードの作成などもお試しいただけますので、まずは試してみたい、という方は以下のサイトのフォームよりご連絡ください。

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神戸デジタル・ラボは、kintoneを提供するサイボウズ社から、オフィシャルパートナーとして認定されています。