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Excelで請求書管理を運用していると、請求書発行に必要な情報が複数のExcelファイルに散らばり、確認作業が増えがちです。その結果、必要な情報を探す手間が発生し、作業効率が下がってしまうこともあります。
本記事では、Excel運用で「探す・確認する・聞く」が発生していた企業が、kintoneの導入によりワンクリックで状況を把握できる状態へ改善した事例を紹介します。あわせて、この課題の解決策として比較候補に挙がったMicrosoft Power Platform（PowerBI）との違いや、kintoneを選定した理由を解説します。
目次
Excel運用で起きていた問題：発行作業に入るまでの作業が重い
KDLが行った4つのステップ
結果：状況確認がワンクリックになり、属人化が解消した
kintone導入支援：現状整理から一緒に進められます
Excel運用で起きていた問題：発行作業に入るまでの作業が重い
今回の事例の一番の問題は、「請求書を作ること」そのものよりも、「請求書を作る作業にスムーズに取り掛かれないこと」でした。Excel運用ではよくあることですが、把握できているつもりが、実際には探索が前提になっているおり、情報を探してはじめて状況がわかる状態でした。
ゴールを曖昧にしたまま「とりあえずツールを導入」すると、入力項目だけが増え、情報を探す手間が残ってしまう可能性があります。
今回の事例では、
「担当者が、請求書作成に必要な情報が揃っているかを一目で確認でき、スムーズに請求書発行作業に取り掛かれる状態を作る」ことをゴールに定め、改善の判断基準を統一しました。
KDLが行った4つのステップ
今回の事例でKDLが行ったご支援は、大きく下記の4ステップです。ポイントは、ノーコード・ローコードツールのkintoneありきで作り始めるのではなく、まず「請求書発行にスムーズに取り掛かれる状態」をゴールとして定め、そのゴールに必要な情報と仕組みを順番に整えていったことです。
STEP１：管理の目的を整理
まずどのように請求書作成業務が進められているのか、現状把握を行いました。すると、請求書作成に入る前に「複数のExcelファイルから注文書、納品書といった書類だけでなく、見積情報や過去のやり取りなどの情報をかき集めている」状態になっていることが分かりました。そのため、請求書を作成する作業自体よりも、事前の確認と探索にかかる負荷の方が高くなっていました。
STEP2：情報の整理・統合
次に、ゴール（スムーズに請求書発行に取り掛かれること）に必要な情報を定義し、システムの設計を検討しました。STEP１で請求書情報だけでなく、見積情報、過去のやり取りや履歴も必要であることが分かったので、これらをまとめて「案件」として扱い、各情報が一目で確認できる設計となるよう整理しました。
STEP3：ツールを比較・選定
STEP3では、ツール比較を実施しました。請求書管理にかかるコストは多く、なるべく早く課題を解決する必要があります。そのため、一から開発するよりも開発期間を短縮できるノーコード・ローコードツールでシステムを作ることに決めました。
中でも、Microsoft製品との連携や分析が強みであるMicrosoft Power Platformと、連携や状況確認を少ないステップで実現できるkintoneが候補にあがりました。今回は分析よりも「必要な情報を紐づけてワンクリックで一覧確認できること」の方が重要だったので、kintoneを選びました。
STEP4：kintoneで設計・構築
最後に、整理した設計をもとにkintoneで設計・構築を行いました。kintone上に見積、履歴などのアプリ、それらの情報を一画面で確認できるアプリを構築。当初の目的通り、請求書作成に必要な情報が一目で確認できるようになりました。
結果：状況確認がワンクリックになり、属人化が解消した
改善の結果、請求書担当者がアプリを開いた瞬間に、請求書作成に必要な情報が揃っていることを確認でき、そのまま発行作業に移れる状態を実現できました。
確認作業が「探す」から「見る」に置き換わり、請求書発行までにかかる確認作業の手間が減りました。
また、1件あたり15分以上かかっていた請求書作成業務は、約2分まで短縮されました。
ここで一番お伝えしたいのは、「便利なkintoneを使ったこと」が成功の要因ではない点です。
導入前に目的と情報の整理ができていたからこそ、比較の結果としてkintoneが最も合う仕組みとして選ばれ、改善につながりました。
kintone導入支援：現状整理から一緒に進められます
KDLはkintone導入支援会社として、アプリを作る前段の「業務整理」から伴走するkintone導入支援を提供しています。
請求書管理のように例外が発生しやすい業務ほど、最初に「何をどの状態で把握できるようにするのか」を定義し、運用できる仕組みへ落とし込むことが重要です。
「未請求や入金状況をすぐ出せない」
「確認作業が増えている」
このようなお困りごとがあれば、改善に着手する良いタイミングです。
まずは「kintone 30分無料相談」で現状整理から始めてみませんか。
KDLは、サイボウズ社のオフィシャルパートナーとして、kintone導入支援を行っています。今回ご紹介したようなアプリの導入や活用についても、ご相談いただけます。
「自社の業務に合うか知りたい」
「まずは話を聞いてみたい」
といった内容も、無料コンサルティングでご相談いただけます。お気軽にお問い合わせください。
一緒に考えるから始めるDXの第一歩。
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神戸デジタル・ラボは、kintoneを提供するサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。
