仕入・帳票業務のkintone活用成功事例紹介― 2つの実例から見る“共通する4つのポイント” ―

仕入・帳票業務の改善は、多くの企業に共通するテーマです。一方、現場では、Excelでの転記や照合、取引先ごとに異なる帳票対応、月末月初への作業集中などが当たり前になりやすく、「なんとか回っている」状態のまま運用されているケースも少なくありません。今回は、kintoneを活用して仕入・帳票業務を見直した2つの成功実例をご紹介します。

＜要点まとめ＞
・改善の本質は、作業を減らすことだけでなく、情報の流れと帳票づくりの構造を整理すること。
・成功事例に共通するのは、「整理する・揃える・一本化する・仕組み化する」の4ステップ。

目次
1．2つの実例に共通していた課題
 2．成功事例① 機械加工メーカーの取り組み
 3．成功事例② 商業施設運営企業の取り組み
 4．改善事例に共通する4つのステップ

1．2つの事例に共通していた課題

今回ご紹介するのは、KDLが支援する機械加工メーカーと、商業施設を運営する大手企業の実例です。業種は異なりますが、どちらにも共通していたのは、業務が人の経験や工夫に大きく依存していたことでした。帳票レイアウトが取引先ごとに異なる、Excelでの転記や照合が多い、確認や判断が特定の担当者に集まる。こうした状態は、日々の業務を回すことに追われるほど見直しが後回しになり、属人化が起こりやすいケースといえます。

2．成功事例① 機械加工メーカーの取り組み

この企業では、150社を超える仕入先とのやり取りを行う中で、月末に帳票作成が集中し、仕入先ごとの帳票に合わせるレイアウト加工も大きな負担になっていました。さらに既存システムは利用料が高額なうえ、柔軟に運用が変更できない仕様でした。

そこでKDLでは、まず業務フローと情報の流れを整理し、基幹システムとkintoneを連携して仕入データを集約。帳票出力も、都度加工する運用からテンプレート反映型へ切り替えました。その結果、帳票変更への対応力が高まり、仕入先増加による業務量の増加を抑制。さらに特定担当者への依存が軽減され、ランニングコストの削減にもつながりました。

3．成功事例② 商業施設運営企業の取り組み

2つ目の事例では、「取込→突合→計算→帳票作成→承認」という一連の流れを、担当者の経験に頼った手作業で行っていました。メーカーごとに帳票レイアウトや単価ルールが異なり、Excelでの転記、目視確認、紙での承認が重なって、まさに“職人技”の業務になっていました。

KDLは、複雑な業務フローを整理したうえで、異なるレイアウトのExcelやcsvでも取り込めるようkintoneを調整し、自動突合・自動計算・覚書作成・帳票出力・承認までを一連の流れとして仕組み化しました。これにより、4営業日近くかかっていた月初業務は1営業日程度まで短縮。差異やエラーの可視化が進み、計算ミスや手戻りも削減され、属人化の解消にもつながりました。

4．改善事例に共通する4つのポイント

2つの事例に共通していたのは、改善を一気に進めるのではなく、順番に整えたことです。まず現状を分析・整理して業務を見える化する。次に、情報の置き場を揃えてkintoneに集約する。さらに、帳票の起点をkintoneに一本化し、必要な部分だけを仕組みにする。この順番で進めることで、現場に無理なく定着する改善につながっていました。

KDLでは、こうした改善をツール導入ありきではなく、現場の業務整理や課題整理からご支援しています。仕入・帳票業務のどこにボトルネックがあるのかを明らかにしながら、設計、構築、導入後のフォローまで一貫して伴走しています。

無料コンサルティングのご案内

KDLは、サイボウズ社のオフィシャルパートナーとして、kintoneを活用した業務改善支援を行っています。今回ご紹介したようなアプリの導入や活用についても、ご相談いただけます。
「自社の業務に合うか知りたい」「まずは話を聞いてみたい」といった方に向けて、無料相談会を実施していますので、お気軽にお問い合わせください。