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kintoneアカウントを持たない現場担当者でも、現場向けスマホアプリを通じて必要な情報を確認・更新できる仕組み
この記事のポイント：
KDLでは、kintoneを業務データの管理基盤として活用し、業務に合わせた現場向けスマホアプリを構築・連携することで、パソコンを利用しにくい現場でも必要な情報を確認・更新できる仕組みをご提供します。
kintoneに業務データを集約しても、実際に情報を必要とする現場ではパソコンを利用しにくかったり、担当者がkintoneアカウントを持っていなかったりすることがあります。その結果、現場では紙や電話、メールによるやり取りが残り、kintoneへの登録は事務所に戻ってから行う、といった運用になっていないでしょうか。
株式会社神戸デジタル・ラボ（以下、KDL）では、現場向けスマホアプリの設計・開発からkintoneとの連携まで一貫して対応し、kintoneに登録された必要な情報を現場で確認・更新できる仕組みを構築できます。この記事では、kintoneの活用範囲を事務所から現場へ広げる考え方と、現場向けスマホアプリを組み合わせるメリットをご紹介します。
なお、本記事で紹介する現場向けスマホアプリは、サイボウズが提供する公式アプリ「kintone モバイル」ではなく、業務に合わせてKDLが個別に構築し、kintoneと連携させるものです。
kintoneの活用が、事務所の中だけで止まっていませんか？
kintoneは、さまざまな業務情報を集約し、進捗や対応状況を共有できる便利なプラットフォームです。一方で、現場の作業環境や利用者の範囲によっては、kintoneの画面をそのまま利用するだけでは運用に合わないことがあります。
- 現場でパソコンを利用できる環境がない、または作業中にパソコンを開きにくい
- 現場担当者や外部の協力会社に、kintoneアカウントを発行していない
- 現場では一部の情報だけを確認できればよいが、kintoneの画面には多くの項目が表示される
- 現場で確認した内容を紙や電話で事務所へ伝え、別の担当者がkintoneへ転記している
- 作業後に事務所へ戻ってから入力するため、最新状況の共有に時間がかかる
このような場合、業務データはkintoneに一元化しながら、現場では業務に合わせた現場向けスマホアプリを利用する方法が有効です。
現場向けスマホアプリを通じて、kintoneと現場をつなぐ
現場向けスマホアプリをkintoneと連携させることで、事務所と現場が同じデータをもとに業務を進められるようになります。kintoneは業務データの管理基盤として利用し、現場向けスマホアプリは必要な情報を使いやすく届ける窓口として機能します。
仕組みのイメージ
- 事務所で情報を登録・管理：管理担当者が、予定や依頼内容、対応状況などをkintoneへ登録します。
- 現場で必要な情報だけを確認：現場担当者は現場向けスマホアプリへログインし、自分の担当業務に必要な情報をスマートフォンで確認します。
- 現場から情報を更新：作業状況、コメント、写真などを、その場でスマートフォンから登録・更新します。
- 更新内容を事務所で共有：現場から登録された内容がkintoneへ反映され、事務所側でも最新状況を確認できます。
現場で必要な項目だけを表示し、操作ボタンや入力手順も業務に合わせて設計できるため、kintoneの画面をそのまま利用するよりも、現場担当者が迷いにくい操作環境をつくれます。
kintoneアカウントを持たない現場担当者でも利用できる
この仕組みの大きな特徴は、kintoneアカウントを持たない現場担当者でも、現場向けスマホアプリを通じて、kintoneに登録された必要な情報を確認・更新できる点です。利用者全員にkintoneアカウントを発行する運用が難しい場合でも、現場まで情報活用の範囲を広げられます。
重要：
「kintoneアカウントが不要」ということは、誰でもkintoneへ自由にアクセスできるという意味ではありません。現場向けスマホアプリ側で利用者を認証し、閲覧・更新できるデータや操作を限定する設計（権限設定）が重要です。
例えば、利用者、担当業務、所属、拠点などに応じて、表示する情報や更新できる項目を制御します。これにより、現場担当者には必要な情報だけを提供しながら、kintone側ではデータをまとめて管理できます。具体的な認証方法や権限設定は、利用人数、利用者の属性、取り扱う情報などを確認したうえで設計します。
なお、利用形態やシステム構成によって確認すべき契約・ライセンス条件が異なるため、実際の導入時には要件とあわせて整理します。
kintoneと現場向けスマホアプリの連携でできること
1．現場で必要な情報を、見やすく表示
kintoneに登録されている項目の中から、現場担当者が必要とする情報だけを現場向けスマホアプリに表示できます。項目の並び順、文字の大きさ、ボタンの配置なども、利用場面に合わせて設計できます。
2．現場から、その場で状況を更新
対応状況やコメントなどを現場から更新し、kintoneへ反映できます。事務所に戻ってから入力し直す作業や、紙からの転記を減らし、現場と事務所の情報共有を早められます。
3．写真撮影やコード読み取りなど、モバイル端末の機能を活用
要件に応じて、カメラによる写真登録やQRコード・バーコードの読み取りなど、スマートフォンをはじめとするモバイル端末の機能を組み合わせることも可能です。文字入力を減らしたり、対象物の確認を支援したりする仕組みに発展させられます。
4．現場業務に合わせた操作画面を構築
現場向けスマホアプリでは、業務の流れに合わせて画面や操作手順を設計できます。例えば、「確認する」「作業を開始する」「完了を報告する」といった操作を分かりやすく配置し、ITツールに慣れていない方でも使いやすい画面を目指せます。
期待できる効果
- 事務所と現場が、同じ最新情報を確認できる
- 紙の持ち出し、電話での確認、データの転記作業を減らせる
- 現場で発生した情報を、その場でkintoneへ反映できる
- kintoneアカウントを持たない現場担当者にも、必要な情報を共有できる
- 現場での確認漏れや報告遅れを防ぎやすくなる
- 現場業務に合わせて画面を設計できるため、迷わず操作できる
事務所で管理する情報と、現場で発生する情報が一つの流れにつながることで、kintoneを単なる社内のデータベースではなく、現場業務を支える基盤として活用できるようになります。
さまざまな現場業務に応用できます
kintoneと現場向けスマホアプリを組み合わせる仕組みは、パソコンを利用しにくい現場で、情報の確認や報告が必要なさまざまな業務に応用できます。
- 設備や施設の点検・保守・巡回業務
- 工事や設置作業の進捗確認・完了報告
- 配送、訪問、現地対応などの実績登録
- 倉庫や作業場所での在庫・物品管理
- 複数拠点や協力会社を含む作業状況の共有
- 社外スタッフや一時的な担当者へ、権限に応じて必要な情報を共有
紙や電話で情報をやり取りしていたり、事務所へ戻ってからkintoneへ入力している業務は、現場向けスマホアプリとの連携によって改善できる可能性があります。
KDLは、kintoneと連携する現場向けスマホアプリを構築できます
KDLでは、kintoneと連携する現場向けスマホアプリの構築実績があります。kintoneに蓄積されたデータを現場でどのように見せるか、どの情報を更新できるようにするかを整理し、実際の業務に合わせてスマホアプリの画面・操作方法とkintoneとの連携方式を設計・開発します。
すでに利用しているkintoneアプリを活かし、現場向けスマホアプリだけを追加することも可能です。
また、kintoneアプリの構築や設定・データ項目の見直しを含め、現場と事務所をつなぐ仕組み全体のご提案も可能です。
- 現場業務と利用環境の整理
- kintoneと現場向けスマホアプリの連携設計
- 利用者認証・閲覧範囲・更新権限の設計
- 現場で使いやすい画面・操作方法の設計
- 写真撮影やコード読み取りなど、モバイル端末の機能との組み合わせ
- 導入後の運用を見据えたテスト・改善支援
kintoneの活用範囲を、事務所から現場へ
kintoneへ情報を集約するだけでなく、その情報を必要とする人が、必要な場所で確認・更新できることが、業務改善を進めるうえで重要です。
現場向けスマホアプリと組み合わせることで、パソコンを利用しにくい現場や、kintoneアカウントを持たない担当者にも、業務に必要な情報を届けられます。現場からの報告もその場でkintoneへ反映できるため、事務所と現場の情報を一つにつなげることができます。
紙や電話による現場とのやり取り、事務所へ戻ってからの入力作業、現場担当者への情報共有などでお困りの場合は、KDLへご相談ください。具体的なアプリの仕様やシステム構成が決まっていない段階でも、現在の業務とkintoneの利用状況を確認しながら、現場向けスマホアプリを含めた実現方法をご提案します。
株式会社神戸デジタル・ラボは、kintoneやサイボウズ社製品の販売、提案、開発、構築、コンサルティングの知見と実績をサイボウズ株式会社に認定されたオフィシャルパートナーです。
