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kintoneで簡単！電子申請フォーム作成のメリットと活用方法
はじめに
社内外に関わらず、「申請」という業務は数多く存在します。社内の経費申請や休暇申請、自治体では住民からの申請受付など、種類もさまざまです。中には関係者の承認や複雑なプロセスが必要な場合もあるでしょう。
サイボウズ社の「kintone」を使った電子申請フォームは、kintoneユーザーにとって簡単に導入ができ、大きな効果が出やすいソリューションです。この記事では、kintoneを活用した電子申請フォームのメリットや作成方法、カスタマイズの方法について解説します。
kintoneで電子申請フォームを作成するメリット
kintoneを活用した電子申請フォームは、紙ベースで行っていた申請業務を大幅に効率化できます。具体的なメリットは次のとおりです。
１．申請プロセスの効率化
Kintoneを活用した電子申請フォームを使えば、申請者は書類を窓口に提出したり郵送したりする手間なしにオンラインで申請ができ、担当者はリアルタイムで申請の確認や承認ができます。窓口での受付や、メールのやりとり、郵送物を開けて目視で確認、といった作業がなくなり、申請処理を迅速化できます。また、申請の進行状況を追跡できるため、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができます。
２．コスト削減
紙の申請書類は、印刷や保管にコストがかかりますが、電子申請であればこれらのコストを低減できます。さらに、申請書類はデジタルデータとして保存されているので、過去の申請データを簡単に検索・参照できるのも大きな利点です。
３．データの一元管理
kintoneはデータベースとして活用でき、申請データを一箇所で管理することが可能です。申請者がフォームに入力したデータは、送信と同時に事務局担当者がシステム上で確認できるようになります。そのため、事務局担当者は新しい申請内容をすぐに把握し、承認や次の処理に取り掛かることができます。この仕組みにより、事務局担当者と申請者の間でのやり取りがスムーズになり、申請審査に係る時間を短縮できます。また、蓄積されたデータを活用して、申請の受付、審査、承認、通知といった一連の作業フローの見直すことで、効率化や改善のための具体的な対策を導き出すことができます。
kintoneで申請フォームを作成する方法
kintoneを使って電子申請フォームを作成する方法には、標準機能を利用した簡単な方法と、外部サービスと連携した高度な方法があります。
１．kintoneの標準機能を使って作成する
kintoneの最大の利点は、簡単に申請フォームを作成できる点です。ドラッグ＆ドロップの操作でフィールドを追加し、申請項目を設定すれば、フォームを作成できます。氏名、申請内容、承認者などのフィールドを設け、必須項目や入力ルールを設定することも可能です。
また、承認フローなどのプロセスの設定も簡単にできます。申請が提出されると自動的に通知が送られ、担当者の対応漏れを防ぎます。申請プロセス全体が効率化され、対応スピードの向上も期待できます。
２．連携サービスを使って高度なフォームを作成する
kintoneの標準機能に加え、プラグインや外部ツールを活用することで、さらに高度な申請フォームを作成できます。特にトヨクモ社の「フォームブリッジ」や、ショーケース社の「おもてなしSuite for kintone」などを利用すると、フォームデザインのカスタマイズや、アカウントを持たないユーザーがkintoneにデータを登録することが可能です。
従来の申請プロセスを効率化し、複数のシステムをまたぐ作業もスムーズに行えます。
kintone アプリの例
「フォームブリッジ」を活用した具体的なkintoneアプリの例として、サービスの利用申請や顧客からの問い合わせを処理するフォームがあります。
例えば、フォームブリッジで作成したサービスの利用申請フォームから顧客がサービスを申し込むと、そのデータは即座にkintoneにレコードとして登録され、担当者に通知が送信されます。担当者は、申請があったことにすぐに気が付くことができ、次のステップである承認や対応のフローを自動的に開始できます。さらに、フォームブリッジを使えば、申請データをkintoneで整理し、既存の顧客データと連携したり、他のシステム（例：会計やCRMシステム）にデータを自動送信したりすることが可能です。これにより、複雑なフローの管理や手動でのデータ入力作業を削減し、業務効率を向上させます。
事例紹介：kintoneを利用した支援金オンライン申請システムを短期間で構築
kintoneを使った申請フォームのカスタマイズ
kintoneは、標準機能でフォームを作成するだけでなく、カスタムJavaScriptの機能を使ってフォームをさらに拡張することができます。例えば、入力内容に応じて表示するフィールドを切り替えたり、独自のデザインに変更したりして、使いやすいフォームを作成できます。業務に合わせた最適な申請フローを実現し、ユーザーの利便性を向上させることが可能です。
神戸デジタル・ラボの提供するkintoneセミオーダーサービス
神戸デジタル・ラボでは、企業の業務効率化を支援するため、予めご用意しているkintoneのテンプレートアプリをベースとしてカスタマイズするセミオーダーサービスを提供しています。kintoneの強みである柔軟なカスタマイズ機能を活かし、企業ごとの独自要件に応じたシステム構築が可能です。
詳しくは、kintoneセミオーダーサービスのサイトをご覧ください。
まとめ
kintoneを活用した電子申請フォームは、業務の効率化、コスト削減、データの一元管理といった多くのメリットを提供します。標準機能で簡単にフォームを作成できる一方、さらに高度な要件には外部サービスやカスタマイズを組み合わせて対応すれば、様々なニーズに応じた申請システムを構築できます。
自社に合ったkintoneの導入・カスタマイズを検討し、業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
