Access業務システムをkintoneで見直す進め方と改善事例

Accessで作られた業務システムが、運用を続けていくうちに属人化してしまい、修正や引き継ぎが難しくなったことをきっかけに、kintoneへのシステム移行を検討する企業が増えています。

kintoneは、業務に合わせてアプリを作成でき、作成後も項目やフローなどを変更しやすいローコードツールです。顧客情報、案件情報、見積情報、商談履歴など、複数の業務データを関連づけて管理できるため、Accessで個別に管理していた情報を整理し直す際の選択肢のひとつです。

ただし、成功のポイントは「Accessをそのままkintoneへ移行すること」ではありません。まず業務を整理し、必要な情報を再設計したうえで、kintoneに落とし込むことが重要です。
本記事では、Access業務システムを見直し、kintoneに移行する場合の進め方と、KDLが支援した改善事例を紹介します。

要点まとめ

Access業務システムの見直しでは、ツール選定より先に「業務整理」が必要です。

「案件」を軸に、顧客情報、案件情報、見積情報、商談履歴などを整理することで、作った人しか分からない状態から脱却し、誰でも状況を把握しやすい仕組みに変えられます。

目次
１．Accessの移行先としてkintoneが選ばれる理由
 ２．kintoneで見直す前に行う業務整理
 ３．改善事例: 顧客・案件・見積情報を再設計
 ４．仕組みを変えると業務はどう変わるか
 ５．KDLの支援ステップ
 ６．成功のポイントは「そのまま移行しない」こと
 ７．こんな状態ならkintoneで整理できます
 ８．まとめ

１．Accessの移行先としてkintoneが選ばれる理由

Accessからの移行先には、Excel、パッケージシステム、フルスクラッチ開発、ローコード・ノーコードツールなどさまざまな選択肢があります。
その中でkintoneが選ばれることが多いのは、業務に合わせてアプリを作成でき、あとから柔軟に変更しやすいからです。
kintoneには次のような特徴があります。

特徴	業務に役立つ理由
業務に合わせたアプリを作成できる	顧客管理、案件管理、見積管理などを業務単位で整理しやすい
システム構造が比較的分かりやすい	作った人しか分からない状態を解消しやすい
あとから変更しやすい	業務変更に合わせて項目や一覧を見直しやすい
複数の業務データを関連づけられる	顧客、案件、見積、履歴をつなげて管理しやすい
外部システムとの連携も検討できる	既存システムを利用している周辺業務も含めて改善を検討しやすい

Accessで作られていた仕組みを、今の業務に合わせて再設計する場合、kintoneは現実的な選択肢の一つです。

２．kintoneで見直す前に行う業務整理

kintoneへ移行する前に、まず確認すべきことがあります。
それは、「今、実際に使っている機能はどれか」「使われなくなっている機能はどれか」「システム内で作業を完結できず、運用で補っている作業は何か」です。

KDLでは、Access業務システムの見直しを行う際、まず次のような観点で整理します。

整理するポイント	確認すること
実際に使っている機能	現場が日常的に使っている画面、帳票、一覧
使われていない機能	過去の運用のまま残っている機能
運用で補っている作業	Excel、メール、口頭確認、手作業の集計
引き継ぎにくい作業	特定の担当者しか分からない処理や判断
見える化すべき情報	誰が見ても状況を把握できるようにしたい情報

この整理を行うことで、Accessの中身をそのまま再現するのではなく、今の業務に必要な仕組みへ再設計できます。

３．改善事例: 顧客・案件・見積情報を再設計

ある企業では、顧客管理、案件管理、見積管理をAccessで行っていました。

しかし、長年使っているうちに次のような状態になっていました。

作った担当者しか仕組みが分からない
動作しない機能がある
設定が古く、今の業務ルールに合っていない
どこを触ればよいか分からない
Excelで手作業の補完が発生している

このように、帳票を入力する担当者にはAccessを使いこなせない社員も多く、AccessからExcelなどに情報をコピーして作業することで業務をこなしている状態でした。担当者が変わると、新しい担当者が業務の流れを把握しにくく、仕組みが属人化して継続運用に不安がある状況です。

KDLでは、まず業務整理を行い、何を中心に情報を管理すべきかを見直しました。

その結果、従来はばらばらに扱っていた顧客情報、案件情報、見積情報、商談履歴を、「案件」を軸に情報を整理・再設計する方針にしました。

見直し前	見直し後
顧客情報システム、案件情報システム、見積情報システム、商談情報システムが分かれている	案件を軸に、顧客情報、見積情報、商談履歴を関連づけて管理
営業情報など、必要な情報をまとめて確認できない	1つの流れで営業情報を確認できる
使っていない項目や機能が残っている	現在使っている項目や機能に絞り、変更する際のルールを設定

このように、単にAccessの機能をそのまま移行するのではなく、業務の中で確認したい情報の単位を整理し直すことがポイントです。

４．仕組みを変えると業務はどう変わるのか

業務整理を行い、kintoneで情報管理の構造を再設計することで、業務も変わります。

主な改善効果は次の通りです。

改善効果	内容
作った人しか分からない状態から脱却できる	仕組み・構造が分かりやすくなり、運用を引き継ぎやすくなる
必要な情報を探す時間が減る	案件に関連する顧客、見積、商談履歴を確認しやすくなる
案件状況を誰でも把握しやすくなる	営業担当者以外も進捗を確認しやすくなる
担当者変更に強くなる	業務の流れや情報の置き場が明確になり、引き継ぎやすくなる
業務改善が継続しやすくなる	変更しやすい仕組みになるため、運用しながら改善できる

ここで重要なのは、kintoneに移行したことで自動的に改善されたのではないという点です。

改善につながったのは、Accessの内容をそのままkintoneに移行するのではなく、本当に必要な業務と情報を整理したうえで再設計したからです。

５．KDLの支援ステップ

KDLでは、ツール導入ありきではなく、現場の業務整理・課題整理から一緒に進めます。

支援の流れは大きく次の5ステップです。

STEP1
業務で困っていることを言語化し、目的や判断軸を明確にする
STEP2
現在の業務フロー、情報の流れ、運用で補っている作業を整理する
STEP3
整理した内容をもとに、kintoneを含むツール選定・設計の方向性を整理する
STEP4
方向性を固めたうえで、システムを構築・導入する
STEP5
導入後も、運用が定着するよう改善・見直しを継続的にサポートする

Access業務システムの見直しでは、最初から「どのツールを使うか」を決めるのではなく、「何を解決したいのか」を明確にした上でツールを選定することが大切です。

目的が曖昧なままシステムを作り始めると、入力項目やアプリが増えるだけで、現場の負担が残ってしまうことがあります。

6．成功のポイントは「そのまま移行しない」こと

Access業務システムの見直しで最も大切なのは、そのまま移行しないことです。

古い業務ルール、使われていない機能、Excelで補完している作業、担当者に依存している判断を整理し、本当に必要な業務だけを再設計することが重要です。

見直しの観点は次の3つです。

今の業務に必要な情報は何か
誰が見ても同じ状態を確認できるか
担当者が変わっても運用を続けられるか

この3つを満たす形に整理できると、Accessからkintoneへの移行は、単なるツール変更ではなく、業務改善や属人化解消につながります。

7. こんな状態ならkintone相談で整理できます

Access業務システムの見直しは、すぐに大規模な移行を決める必要はありません。

まずは、今の業務がkintoneで整理しやすい状態なのか、どこに課題があるのかを確認するだけでも、次の一歩が見えやすくなります。

KDLの「kintone 30分無料相談」では、たとえば、次のような相談ができます。

相談内容	整理できること
Accessの中身が分からない	使っている機能、使っていない機能、影響範囲の棚卸し
顧客・案件・見積情報が分かれている	kintoneでどの軸で情報を管理すべきか
Excelで補完している作業が多い	kintone化すべき作業、帳票や連携で対応すべき作業
担当者変更に不安がある	誰でも運用できる流れ、権限、ステータス管理
どこから移行すべきか分からない	小さく始める範囲と、将来的に広げる範囲