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kintoneアカウントを持たない仕入先担当者も、専用画面から権限に応じた情報を確認・更新
この記事のポイント：
この記事では、製造業のお客様向けに構築した購買情報共有基盤を例に、仕組み、利用の流れ、導入効果、KDLの支援範囲をご紹介します。
本事例では、メールや電話に分散していた仕入先との購買情報共有を見直し、社内担当者がkintoneで購買情報と確認状況を管理でき、仕入先が専用画面から必要な情報を確認・更新できる基盤を構築しました。
なお、本記事で紹介する仕入先専用画面は、kintoneの画面をそのまま外部公開するものではありません。利用者や共有する情報に応じて、KDLが個別に設計・構築し、kintoneと連携させる画面です。
株式会社神戸デジタル・ラボ（以下、KDL）では、kintoneを購買情報の管理基盤として活用し、仕入先専用画面を構築します。仕入先担当者はkintoneアカウントを持たなくても、権限に応じた情報を確認・更新でき、社内担当者は確認状況や問い合わせを購買情報とあわせて管理できます。業務整理から設計・開発、連携、運用支援まで一貫して対応します。
仕入先との情報共有に手間がかかっていませんか？
製造業の購買業務では、注文、納品、検収、月締めなど、仕入先との間でさまざまな情報をやり取りします。
こうしたやり取りをメールや電話で行っていると、情報や履歴が分散し、状況の確認に時間がかかることがあります。
たとえば、次のような課題です。
- 仕入先にどの情報を共有したか把握しにくい
- 問い合わせの対象となる購買情報を探すのに時間がかかる
- 問い合わせ内容や対応状況を追いにくい
- 仕入先が内容を確認したか分からない
- 月締め時の確認や連絡に手間がかかる
仕入先や取引量が増えるほど、担当者が情報を確認し、個別に連絡する負担も大きくなります。
kintoneを中心に、社内と仕入先をつなぐ
今回構築した仕組みでは、基幹システムの購買情報をkintoneに集約し、仕入先には必要な情報を確認するための専用画面を共有します。
社内担当者と仕入先が利用する画面を分けながら、購買情報や確認状況はkintoneを中心に管理する構成です。
仕組みのイメージ
- 購買情報を取り込む：基幹システムで管理する購買情報をkintoneに取り込みます。
- 社内で情報を管理する：社内担当者が、購買情報や仕入先ごとの確認状況をkintoneで管理します。
- 仕入先へ必要な情報を共有する：仕入先ごとに必要な情報だけを専用画面へ表示します。
- 確認・問い合わせの状況を共有する：仕入先が更新した確認状況や問い合わせを、対象の購買情報とあわせてkintoneで管理します。
社内での購買情報の管理から、仕入先への共有、確認、問い合わせ対応までを一つの流れとしてつなげました。
kintoneアカウントを持たない仕入先担当者でも利用できる
この仕組みの大きな特徴は、仕入先担当者がkintoneアカウントを持っていなくても、仕入先専用画面を通じて、自社に必要な購買情報を確認・更新できる点です。利用者全員にkintoneアカウントを発行する運用が難しい場合でも、仕入先との情報共有を一つの流れにつなげられます。
重要：
「kintoneアカウントが不要」ということは、誰でも自由に情報へアクセスできるという意味ではありません。仕入先専用画面側では利用者を認証し、仕入先ごとに閲覧・更新できる情報や操作を限定する設計が重要です。
具体的な認証方法や権限設定は、利用者数、仕入先の範囲、取り扱う情報などを確認したうえで設計します。利用形態やシステム構成によって確認すべき契約・ライセンス条件も異なるため、導入時に要件とあわせて整理します。
構築によって実現したこと
1．仕入先への共有状況を把握しやすくなった
購買情報と仕入先への共有状況をkintoneで管理することで、社内担当者が業務全体の進捗を把握しやすくなりました。確認済みの仕入先と、確認が必要な仕入先を見分けやすいため、確認漏れや連絡漏れの防止にもつながります。
2．問い合わせと購買情報をあわせて管理できるようになった
仕入先からの問い合わせを、対象となる購買情報と関連付けて管理できるようになりました。メールや電話だけでやり取りする場合に比べて、「どの購買情報について、どのような問い合わせがあり、現在どう対応しているか」を追いやすくなりました。
3．月締め時の確認・連絡を進めやすくなった
仕入先ごとの確認状況を一覧で把握できるため、確認が必要な仕入先を探しやすくなりました。仕入先ごとに状況を調べて個別に確認する手間が減り、月締め業務における担当者の負担軽減につながっています。
社内で管理する購買情報と、仕入先による確認・問い合わせを一つの流れにつなぐことで、kintoneを社内のデータベースとしてだけでなく、取引先との業務を支える情報管理基盤として活用できます。
さまざまな取引先との情報共有に応用できます
kintoneは、社内の業務データを管理するだけでなく、取引先向けの専用画面と組み合わせることで、取引先との情報共有にも活用できます。
たとえば、次のような業務への応用が考えられます。
- 注文情報や納期情報の共有
- 納品・検収結果の確認
- 仕入明細や請求情報の共有
- 取引先からの問い合わせ受付
- 書類の確認状況や対応状況の管理
「社内で管理している情報のうち、必要な情報だけを取引先にも共有したい」という場合には、kintoneを中心とした情報共有基盤が選択肢になります。
KDLは、kintoneと連携する仕入先専用画面を構築できます
KDLでは、kintoneアプリの構築に加えて、仕入先へ共有する情報や操作を整理し、業務に合わせた仕入先専用画面と連携方式を設計・開発します。
- 現在の業務フローや課題の整理
- kintoneを活用した情報管理方法の設計
- 社内担当者が利用するkintoneアプリの構築
- kintoneアカウントを持たない仕入先担当者向けの専用画面の設計・開発
- 基幹システムや外部サービスとの連携
- 導入後の運用・改善支援
社内担当者と仕入先では、必要な情報や操作が異なります。KDLでは、それぞれの利用者に必要な情報と業務の流れを整理し、kintoneと仕入先専用画面を組み合わせた仕組みを設計・構築します。
kintoneの活用範囲を、社内から仕入先へ
kintoneへ購買情報を集約するだけでなく、仕入先が業務に必要な情報を適切な範囲で確認・更新できることが、情報共有を見直すうえで重要です。
仕入先専用画面と組み合わせることで、kintoneアカウントを持たない仕入先担当者にも、権限に応じて必要な情報を共有できます。仕入先による確認や問い合わせもkintone側で管理できるため、社内と仕入先のやり取りを一つにつなげられます。
「既存のkintoneを活かしたい」「仕入先には必要な情報だけを共有したい」といった段階からご相談いただけます。
仕入先とのやり取りがメールや電話に分散している場合や、共有した情報の確認状況を把握しにくい場合は、KDLへご相談ください。具体的な画面仕様やシステム構成が決まっていない段階でも、現在の業務とkintoneの利用状況を確認しながら、実現方法をご提案します。
神戸デジタル・ラボ「kintone開発・導入支援」ソリューションページ
神戸デジタル・ラボは、kintoneを提供するサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。
