【kintone活用事例】AIが日報を読み解く ― 教えて！今日のベストアクションは？

AIと会話していると、自分が普段考えていることと似たような答えが返ってくるんですよね。自分が話す内容も本などから得た知識や経験をもとに整理したものが多いので、そう考えるとAIの方が的確に整理されていたりする。だったら、まずAIに答えてもらおうかなって思ったのがきっかけです。

忙しさや日々の習慣もあって、日報の内容が定型的になってしまうことがありました。「もっと意味のある日報、朝会^※1にしたい」という思いはあったものの、毎日全員にアドバイスするのは現実的に難しい。そこで、自分の考え方や視点を反映したAIに、その役割を担ってもらうことにしたんです。

1週間分の活動実績や振り返りデータをまとめてシステムに入力していて、AIがその情報をもとにアドバイスを生成しています。AIに「あなたの役割はこうですよ」「こういう感じでアドバイスしてあげてくださいね」という指示もしています。
ずっと同じだとみんな飽きるので、たまに指示の内容を変えています。たまにね。アドバイスの仕方も変わってますよ。

チームの人数が増えると、それに比例して報告に必要な時間も長くなりますよね。一人ひとりが簡潔に報告できればミーティングの効率が上がりますし、お客さんへ説明する際にも分かりやすく伝えられるようになると思います。AIに報告内容を整理してもらうことで、簡潔に話す習慣が身につけばと思っています。

日報に今日のタスクや予定を書いた後、どうやって朝会で報告しようかなと迷っているときに［朝会報告用まとめ］ボタンを押しています。報告の土台になるような内容をまとめてくれるので、すごく助かっています。

AIが前日までの業務を整理してくれるので、要点をつかみやすくなりました。朝会では報告がスムーズに行えるようになったと感じています。

数日前に書いたタスクの進捗まで拾ってくれるので、抜けていたことに気づけたり、振り返りがしやすくなりました。「進捗が滞っているようです」といったコメントもあって、確かに…と気づかされることもあります。

日報アプリが導入される前は、みんなそれぞれ自由なスタイルで書いていたんですよね。でも今はタスクや予定が綺麗にまとまっていて、みんなの報告が分かりやすくなりました。

書く内容をリーダーからメンバーに逐一口頭で伝えなくても、あらかじめルールとして組み込んでおけば、システムが自動で整理してくれるんですよね。日報に書いた内容が、「自分の目標や今日報告すべきことに対して足りる内容になっているか」もチェックできます。日々の業務における気づきになればと思います。

アドバイスの生成機能を導入することをメンバーに伝えずに使い始めたので、導入直後の2-3日は西田が一生懸命書いていると思われていました 笑。

無理無理、書けない 笑。メンバーから「西田さんいつ書いているんですか？」と聞かれました。