申請フォーム作成から始めるkintone導入支援で、会員の登録・申請を“迷わず完結”へ　—事務局の確認・集計・出力もスムーズに—

事例紹介

兵庫県看護協会様は、県内の看護職（保健師・助産師・看護師・准看護師）約28,000名の会員で構成される職能団体です。看護職の人材確保やキャリア継続支援、看護機能の強化などを目的に、現役の看護職や看護職復帰に向けた研修・就業支援、県民向けの健康啓発活動など、さまざまな事業・活動を行っています。

地域住民の健康相談や健康チェックなどを行う「まちの保健室」活動では、会員からのボランティア申込や交通費申請が必要ですが、各手続きが手作業中心の運用となっており人的負荷が高いという課題がありました。

「確認」「集計」「問い合わせ対応」などを行う際、必要な情報が分散していると、それを処理する事務局側に負担が集中します。特に、少人数で運営を担う体制では、繁忙期は処理負荷がさらに高まるため、業務の標準化・効率化が求められます。また、内製で運用を進める場合は特定の担当者に作業やノウハウが集中しやすく、引き継ぎや継続運用の面でリスクとなる可能性があります。

そこで神戸デジタル・ラボは、kintoneの導入支援として業務フローを整理し、現場が迷わず使える仕組みを構築。会員からのボランティア申込や交通費申請を一括で管理できるようにし、申請～集計～必要なデータの出力までをスムーズに処理できるようつなげました。

※本事例ページ掲載にあたり、運用上の細かな手順や個人情報に関わる情報は一般化して紹介しています。

課題

手続きが分散し、事務局の確認・集計が重い

会員登録・ボランティア申込・交通費申請などが個別に行われることで、確認や集計に時間がかかり、運用負担が大きくなっていました。
手作業中心の運用は、確認・転記・照合といった作業が増えやすく、繁忙期の負担が高まりがちです。業務の標準化・効率化が求められていました。

「気軽に登録・申込・申請できる」入口が必要

初めて利用する方でも、迷わず入力でき、必要な手続きが無理なく行える仕組みが求められていました。

解決策

本仕組みは、「利用者（看護職/職能団体ボランティア）」の入力導線と、「事務局（看護協会職員）」の管理導線を分けて設計しています。神戸デジタル・ラボは、kintone導入支援として、入力・管理の両方が“手軽に回る”ことを重視しました。

ボランティア申込・交通費申請を一元化（申請フォーム作成）

各手続きをkintone上のフォームに統合しました。項目を整理し、迷わず入力できるよう導線や画面遷移を設計したうえで、現場が使いやすい申請フォーム作成を実施しています。

すべての情報を紐付けて管理できるよう設計

ボランティア申込と、その後の交通費申請の情報が分断されないように、kintone上で一連の情報を紐付けて管理できる形に整備しました。これにより、事務局側での照合作業や管理負担を抑えています。

集計〜出力を整備し、事務処理を効率化

入力内容に基づく集計や一覧表示を行い、必要に応じてデータを出力できる仕組みを整備しました。利用者向けの申請フォーム作成とあわせて、事務局の出力・確認業務まで含めてフローを設計したうえで、kintone導入を支援しました。

《利用者側》初回登録、ボランティア申込／交通費申請など
《事務局側》内容確認・編集・閲覧、必要なデータの集計・出力

導入支援で重視したポイント

現場（看護職の方）が迷わない入力体験（申請フォーム作成）
入力項目と導線を整理し、「何をどこに入れたらいいか」が直感的に分かるように申請フォーム作成を実施しました。
事務局が“手軽に扱える”運用設計（導入支援）
申請〜集計〜出力まで、事務局の業務フローに沿ってkintone上の管理を整備。運用定着まで見据えた設計にしています。
段階導入で、運用定着を優先（導入支援）
まず基本運用を安定させ、必要性を見極めながら追加導入を検討する考え方を採用。運用の負担を増やさず、定着を優先しています。

導入効果

データの一元管理により、確認・集計・出力の手間を削減
手作業の工程を整理し、業務の標準化と安定運用につながった
利用者は一度の登録を起点に、継続利用しやすい導線へ

運用・保守

運用開始後は、問い合わせ窓口としてのヘルプデスク体制を用意し、一般的な問い合わせ対応、障害の一次対応・切り分け、課題管理、必要に応じた修正依頼対応など、継続的にご支援しています。また、今回構築した仕組みを、運用しながら継続的に改善していけるようご支援してまいります。

同じような課題をお持ちの団体様へ

本事例は、会員向けの情報の届け方にお悩みの団体様、少人数で事務局業務を担う体制に課題をお持ちの団体様、また「内製すると特定の担当者に業務が集中することに不安がある」というケースなど、さまざまな団体・組織において参考にしていただける内容です。
情報の整理や共有のあり方を見直しながら、日々の運営業務をより効率的に進めたい場合、kintoneは柔軟に活用できるプラットフォームです。

《kintoneが団体運営に向いている理由》

申請や登録などの手続きを、現場の運用に合わせて柔軟に整備しやすい
情報がまとまることで、確認・集計・出力といった事務局業務を効率化しやすい
小さく始めて、運用に合わせて改善を重ねる進め方と相性が良い

KDLでは、kintone導入支援からアプリ構築まで担うkintone導入支援会社として、情報共有の仕組みづくりや事務局業務の効率化、申請フォーム作成を含むアプリ構築、伴走しながらの内製化支援、必要に応じた保守（ヘルプデスク）まで、お客様の状況に合わせた支援を行っています。

既存のExcelやフォーム、申請フローを拝見し、kintone移行の可否や進め方のたたき台をご提示します。「kintoneで何ができるのか」「どこから始めるべきか」といった段階からでもご相談いただけます。
kintoneを活用した業務改善や情報共有にご関心がある方は、以下のページもぜひご覧ください。

神戸デジタル・ラボ「kintone開発・導入支援」ソリューションページ

（公開日：2026年4月8日）