事例紹介
現場からの情報確認・更新とQRコード照合により、確認ミス防止と事務作業削減を実現
学校施設に配布されているパソコン機器の回収・交換業務において、依頼情報の管理や現場作業の効率化を目的に、kintoneを活用した業務アプリと、kintoneと連携する携帯端末アプリを構築しました。
本システムでは、メール等で受け付けた機器の回収・交換依頼の情報をkintoneで一元管理し、作業を行う現場担当者が、外出先から携帯端末で必要な情報を確認・更新できる仕組みを実現しています。
大きな特徴は、kintoneアカウントを持たない現場担当者でも、携帯端末からkintoneに登録された依頼情報を確認・更新できる点です。これにより、現場担当者へkintoneアカウントを発行することなく、必要な情報共有と作業状況の更新が可能になりました。
本案件では、情報を一元管理するkintoneアプリをニチワ様が構築し、そのkintoneアプリと連携する携帯端末アプリを株式会社神戸デジタル・ラボ（以下、KDL）が開発しました。kintoneを業務データの管理基盤として活用しながら、現場作業に適した携帯端末アプリを組み合わせることで、現場と管理部門をつなぐ仕組みを実現しました。
導入前の課題
これまでは、機器の交換依頼情報をもとに、紙のリストを使って現場作業を行っていました。
現場担当者は、学校施設を訪問し、紙のリストに記載された情報をもとに、交換対象となる端末を目視で確認していました。そのため、対象機器の確認に手間がかかるだけでなく、似たような端末が複数ある場合には、交換対象を取り違えてしまうリスクもありました。
また、作業完了後には、事務所に戻ってから作業結果をデータ登録する必要があり、現場作業と事務作業が分断されていました。対応状況の共有にも時間がかかっていました。
主な課題は、以下の通りです。
- 機器交換依頼情報がメールや紙で管理され、状況把握に手間がかかっていた
- 現場では紙のリストをもとに、交換対象機器を目視で確認していた
- 対象機器の取り違えなど、確認ミスが発生する可能性があった
- 作業完了後、事務所に戻ってからデータ登録を行う必要があった
- 現場作業と管理業務が分断され、リアルタイムな状況共有が難しかった
導入した仕組み
まず、機器交換依頼の情報をkintoneで一元管理するアプリを構築しました。
kintoneアプリには、いつ、どの学校施設で、どの機器を回収・交換するのかといった情報を登録します。これにより、これまでメールや紙で管理していた依頼情報を、kintone上でまとめて管理できるようになりました。
次に、現場担当者向けに携帯端末アプリを開発しました。担当者は外出先から携帯端末を使って、kintoneに登録されている機器交換依頼情報を確認できます。学校施設に到着後は、携帯端末で交換依頼情報を確認し、交換対象機器に貼り付けられたQRコードを読み取ります。kintoneに登録された機器情報とQRコードの情報を照合することで、交換対象の機器に間違いがないかを確認できます。
作業完了後は、携帯端末から作業状況を報告・更新します。現場で発生した情報をその場で反映できるようになり、事務所に戻ってからの登録作業を削減できます。
導入後の効果
1．機器交換依頼情報をkintoneで一元管理
メール等で受け付けた機器交換依頼情報をkintoneに集約することで、対応予定や対応状況を一元的に管理できるようになりました。これにより、どの学校施設で、どの機器の交換が必要なのかを確認しやすくなり、管理業務の効率化につながっています。
2．現場担当者が携帯端末から情報を確認・更新
現場担当者は、外出先から携帯端末でkintoneに登録された情報を確認できます。
紙のリストを持ち出して確認する必要がなくなり、作業に必要な情報を現場で確認できるようになりました。作業完了後の報告や状況更新も携帯端末から行えるため、事務所に戻ってからの登録作業を削減できます。
3．kintoneアカウントを持たない担当者でも利用可能
本システムでは、kintoneアカウントを持っていない現場担当者でも、携帯端末から必要な情報を確認・更新できます。現場担当者全員にkintoneアカウントを発行する必要がないため、アカウント管理の負担を抑えながら、現場での情報活用を進めることができます。
4．QRコード照合により、交換対象機器の取り違えを防止
交換対象機器に貼り付けられたQRコードを携帯端末で読み取り、kintoneに登録された依頼情報と照合することで、対象機器に誤りがないかを確認できるようになりました。
これまで目視で行っていた確認作業を、QRコードを活用した照合に変えることで、確認ミスや機器の取り違え防止につながっています。
5．紙運用からの脱却により、現場作業と事務作業を効率化
従来は、紙のリストをもとに現場で作業を行い、作業後に事務所へ戻ってからデータ登録を行っていました。
今回構築した仕組みにより、現場で情報確認から作業状況の更新まで行えるようになり、紙運用による手間や転記作業を削減できました。現場作業と管理業務がつながることで、対応状況の把握もしやすくなっています。
KDLの支援ポイント
KDLでは、kintoneに格納されたデータを現場で活用できるよう、kintoneと連携する携帯端末アプリの開発を担当しました。
kintoneを業務データの管理基盤として活用しながら、現場担当者が使いやすい画面や操作性を考慮し、外出先でも必要な情報を確認・更新できる仕組みを構築しました。また、QRコード読み取りによる機器情報の照合機能を実装することで、現場での確認作業を支援し、交換対象機器の取り違え防止にもつなげています。
kintone単体では対応しづらい操作や、携帯端末ならではの機能を組み合わせることで、kintoneの活用範囲を現場業務まで広げることができました。
kintoneの情報を、現場で使える仕組みに
kintoneは、社内の情報管理や進捗管理だけでなく、携帯端末アプリと連携することで、現場作業にも活用できます。
今回の事例では、kintoneに集約した機器交換依頼情報を、現場担当者が携帯端末から確認・更新できるようにしました。さらに、QRコード照合により交換対象機器の取り違えを防止し、紙運用による確認作業や事務処理の削減を実現しています。
KDLでは、kintoneに蓄積されたデータを、携帯端末や外部アプリから活用する仕組みづくりを支援しています。紙での現場作業、外出先での確認・報告、QRコードを活用した照合業務などでお困りの場合は、ぜひご相談ください。
神戸デジタル・ラボ「kintone開発・導入支援」ソリューションページ
（公開日：2026年7月16日）
株式会社神戸デジタル・ラボは、kintoneやサイボウズ社製品の販売、提案、開発、構築、コンサルティングの知見と実績をサイボウズ株式会社に認定されたオフィシャルパートナーです。
