事例紹介
神戸ロータリークラブ様は、国際的奉仕団体「国際ロータリー」の一員として、社会奉仕や人道的活動、青少年育成などに取り組む団体です。多様な職業分野の会員がその経験や知識を生かして活動を推進し、事務局は会員への情報発信や各種手続き、日常的な運営管理を担っています。
課題：紙とExcel・Accessによる情報管理が限界に
神戸ロータリークラブ様の事務局では、少人数で日々の運営を担っています。
これまで紙で管理していた情報をデジタル化するため、業務ごとに必要な情報をExcelやAccessにまとめる取り組みを進めていましたが、同じ内容を複数のファイルで管理する状態となり、次第に情報が分散していきました。また、会員向けの情報共有はウェブサイト上で行っていましたが、更新作業に手間がかかり、十分に活用できていない状態が続いていました。こうした情報管理および情報共有の運用が、事務局の業務負担増加につながっていました。
「紙中心の運営から脱却したい」
「会員様への情報共有も、手間をかけずに継続しやすい仕組みにしたい」
こうした思いから、情報の管理方法や共有の仕組みそのものの見直しを検討されていました。
kintoneを活用し、会員・事務局双方の改善に着手
今回重視した点は、会員にとっての使いやすさと、運営業務全体の効率化を同時に実現することです。
神戸デジタル・ラボ（KDL）では、会員情報管理と情報発信の両面で効率的かつ柔軟に運用できるよう、ホームページのリニューアルと、kintoneを活用した業務管理システムの構築をご提案しました。
kintoneを活用することで、ウェブサイトの更新作業が行いやすくなり、会員情報や業務データを一元管理できるようになります。資料や画像などのデータはアップロードするだけで管理でき、例えば会員が集まる例会ごとに情報を整理することも容易です。過去の情報も振り返りやすくなり、無理なく情報整理と共有を続けられる仕組みとなっています。
会員にとっては「情報がまとまっていて見やすい」「必要な情報にすぐアクセスできる」環境が整い、事務局は負担を抑えながら日々の運営業務に取り組めるようになりました。
取り組みポイント：アクセス権限の設計
本事例では、複数のkintoneアプリを運用するにあたり、会員と事務局の役割の違いを前提に、事務局が管理・編集する情報と、会員が閲覧する情報の範囲を明確に切り分けています。これにより、ひとつの情報基盤上で、会員は必要な情報だけを分かりやすく確認でき、事務局は内部業務を安心して管理できる環境が整いました。
KDLでは、組織や業務の実態を丁寧に把握した上で、最適な活用方法を検討・提案しています。kintoneの柔軟な権限設定を生かし、「誰が、どの情報を、どこまで見られるか・操作できるか」といった運営の実情を踏まえてアクセス権限を設計することで、ひとつの情報基盤の上で様々な情報を管理しながら、安心して運用できる環境づくりを支援しています。
段階的に引き継ぐ、柔軟なkintone活用支援
KDLがベースとなるkintoneアプリを構築し、神戸ロータリークラブ様にてメンテナンスや改善を行えるよう、また必要に応じてkintoneアプリの追加構築ができるよう、伴走支援を行いながら段階的に引き継ぎを行っています。
- 基盤となる部分はプロに任せたい
- いずれは自分たちで、管理・構築できるようになりたい
- アプリ構築の際に相談しながら進めたい
こうした声にお応えするため、KDLでは、お客様と一緒に考えながら改善を進め、状況に応じて支援範囲を調整できる柔軟な支援を提供しています。
体制や運用状況の変化に応じて、再度、弊社にてサポートすることも可能です。内製化を進める中で想定通りに進まなかった場合や、リソース確保が難しくなった場合でも、kintoneアプリの追加構築や運用支援のご相談に対応しています。
同じような課題をお持ちの団体様へ
本事例は、会員向けの情報の届け方、少人数で事務局業務を担う体制に課題をお持ちのケースや、内製化に挑戦したいが不安を感じていらっしゃるケースなど、様々な団体・組織において参考にしていただける内容です。
情報の整理や共有のあり方を見直しながら、日々の運営業務をより効率的に進めたい場合、kintoneは柔軟に活用できるプラットフォームです。KDLでは、kintoneを活用した情報共有の仕組みづくりや事務局業務の効率化、伴走しながらの内製化支援、必要に応じた保守・フォローまで、お客様の状況に合わせた支援を行っています。
kintoneを使って「何ができるのか」「どこから始めるべきか」といった段階からでもご相談いただけます。kintoneを活用した業務改善や情報共有にご関心がある方は、以下のkintoneソリューションページもぜひご覧ください。
神戸デジタル・ラボ「kintone開発・導入支援」ソリューションページ
（公開日：2026年2月5日）
株式会社神戸デジタル・ラボは、kintoneやサイボウズ社製品の販売、提案、開発、構築、コンサルティングの知見と実績をサイボウズ株式会社に認定されたオフィシャルパートナーです。
