受入検収・月締め業務をkintoneで効率化　―取引を支える業務基盤を再構築―

事例紹介

特許機器株式会社様は、仕入先の各工場から納入される部品をもとに製品を製造されており、多くの仕入先との間で、必要な情報を確認・共有しています。受入検収に関する書類の提供や月次の支払いに関わる帳票の確認には外部サービスを利用していましたが、帳票レイアウトの調整に手間がかかることや、今後の取引増加にともなう運用負荷の増大が課題となっていました。

こうした背景を受けて、神戸デジタル・ラボ（以下 KDL）では、受入検収アプリ・月締めアプリの作成および改修、仕入先アプリの刷新、帳票作成ツールの見直しなどを支援しました。特許機器様と仕入先の双方が、必要な情報をスムーズに確認でき、今後の業務変化にも対応しやすいシステムを構築しました。

KDLの支援内容

1．受入検収・月締めに関わる業務全体を整理

はじめに、受入検収および月締めに関わる業務フローを整理し、各業務に必要な機能をkintone上に実装しました。

《受入検収アプリの主な機能》

基幹システムから出力したデータをkintoneに取り込む機能
kintoneに登録された受入検収データを仕入先向けに公開する機能
仕入先が公開データを確認し、修正依頼や問い合わせを行える仕組み　など

《月締めアプリの主な機能》

kintone上で仕入先別・部門別にデータを整理する機能
仕入先が仕入明細書をPDFまたはCSVでダウンロードできる機能
未確認の仕入先に対して、公開案内メールやリマインドメールを送信する機能など

2．仕入先アプリの刷新

仕入先が使用するアプリは、注文内容の確認、納期修正、出荷登録など、日々のやり取りを支える重要な機能を担っています。従来は外部サービスを利用して運用していましたが、今後の利便性や拡張性を考えると、画面改善や機能追加に柔軟に対応できる仕組みが必要でした。そこで、従来の運用で必要な機能を引き継ぎつつ、仕入先向け画面をAWS（Amazonが提供するクラウドサービス）上の新しい仕組みに刷新しました。

3．帳票作成ツールの見直し

既存の帳票作成ツールでは、レイアウト調整や条件に応じた出力に制約があったため、より柔軟に帳票レイアウトを調整でき、外部システムとの連携も行いやすいツールへの置き換えを行いました。テンプレートの柔軟性が向上し、条件付き出力や帳票作成の自動化、外部連携のしやすさなどが改良されました。

導入後の効果

1．仕入先との確認作業を画面上で完結

これまで、受入検収や月締めに関する問合せは、仕入先ごとにメールや電話など個別の手段で行われており、確認状況の把握や対応管理に手間がかかっていました。今回のシステム導入により、仕入先は受入検収リストを画面上で確認し、内容に不明点や修正がある場合は、そのままアプリ上から問い合わせを送信できるようになりました。また、月締め業務においても、仕入先は仕入明細書をPDFまたはCSVでダウンロードし、画面上で内容を確認できるようになりました。

これにより、受入検収から月締めまでの確認作業を一つの流れで進められるようになり、仕入先との情報共有や問い合わせ対応がスムーズになりました。

2．月締め業務を効率化

月締め業務では、月締めデータをkintoneに取り込むことで、これまで手作業で作成していた仕入明細書や合計表を自動で作成し、kMailerを活用して仕入先への確認依頼メールを一括送信できる仕組みを構築しました。あわせて、仕入先が仕入明細書を確認すると、確認日が記録される仕組みとしたことで、各仕入先の対応状況を画面上で把握できるようになりました。

未確認の仕入先に対しては、必要に応じてリマインドメールを送信できるため、確認漏れを防ぎながら月締め業務を進められます。また、仕入先情報の登録・変更、月締めデータの公開、確認状況の管理を特許機器様で行えるようにしたことで、今後の取引先変更や業務運用の変化にも対応しやすい仕組みとなりました。