事例紹介
大規模な国際イベントへ学校を招待するプロジェクトにおいて、各学校の来場意向をオンライン上で効率的に管理するため、運営事務局（地方自治体から来場管理を委託された事業者）向けにkintoneを使ったシステムを構築しました。 神戸デジタル・ラボが有するシステム開発の知見とkintoneの特性を活かし、ご依頼から約１か月の短期間でシステムのリリースを実現しました。
お客様の課題
イベントへの来場意向を管理運営するため、下記に対応できる仕組みが必要でした。
来場校に関する複雑な情報の管理
- 各学校の来場意向調査と調査結果の集約
- 来場意向を示した各学校へのアンケート実施と結果の集約
アンケート内容：希望日程、参加人数、引率教員数、必要なバス台数分の駐車場確保、配慮事項（車いす対応など）、緊急連絡先情報など - 事務局から来場予定校への結果通知
学校関係者（学校側の担当者）の利便性に配慮した環境の構築
- 複数の学校の担当者が各自の端末から同時に入力・閲覧・更新ができるアクセス環境
- 自校の情報のみ入力・閲覧・更新できる権限設定およびセキュリティを考慮した環境
ソリューション
学校関係者・事務局担当者間でシームレスに情報連携するため、サイボウズ株式会社が提供する「kintone」およびkintone関連サービスを使ったシステムをご提案し、構築しました。
kintone関連サービスには、トヨクモ株式会社が提供する「FormBridge（フォームブリッジ）」「kViewer（ケービューワー）」「kMailer（ケーメーラー）」「kBackup（ケーバックアップ）」の4種を利用しました。
システムの流れ
- 学校関係者は、学校ごとに付与されるログイン情報で認証を実施し、「FormBridge」で作成した意向調査フォームに回答します。FormBridgeは、kintoneライセンスを持たない人でも、特定のkintoneアプリに情報を追加できるツールです。
- 意向調査フォームの回答が学校関係者から送信されると、調査結果を集約管理するkintoneアプリ内に学校別のレコードが自動で作成され、回答データが連携されます。
- 回答データに基づき、事務局担当者が来場日程の調整およびイベント運営者への予約を行った後、学校への個別回答をkintoneアプリのレコード内に入力します。
学校への個別回答は、kintoneのデータを引用したメールを簡単に作成・送信できるツール「kMailer」によって、学校関係者へメールで通知されます。 - 学校関係者は、kintone内の情報を外部に公開できるツール「kViewer」を通じて、自校の入力内容や事務局担当者からの回答状況を確認したり情報を更新したりできます。「kViewer」のMyページビュー機能を利用しているので、学校担当者は自校の情報のみ閲覧・更新が可能です。
成果
事務局担当者と学校関係者の間の情報連携がスムーズにオンライン上で完結できるシステムを約１か月という短期間で運用開始することができました。
事務局側は、従来の手動によるデータの転記や集計といった複雑な情報管理の手間や人的エラーを回避できるようになりました。また、学校関係者は任意のタイミングで自校のデータを閲覧・更新できるようになり、利便性が向上しました。
神戸デジタル・ラボは、kintoneやサイボウズ社製品の販売、提案、開発、構築、コンサルティングの知見と実績をサイボウズ株式会社に認定されたオフィシャルパートナーです。
